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EDV: Elektronische Terminplaner

Da inzwischen das Gros der Ärzte Computer in der Praxis einsetzen, taucht immer häufiger die Frage auf, ob denn nicht auch die Terminplanung über die EDV abgewickelt werden könnte.

Prinzipiell hat das eine Reihe von Vorteilen, die sich nicht nur auf die Platzersparnis in der Anmeldung beschränken. Vor allem die Tatsache, daß bei einer Terminplanung über EDV von jedem Arbeitsplatz Termine vergeben werden können dürfte in einigen Praxen zu einer verbesserten Planung führen. In vielen Fällen kann zum Beispiel der Arzt den Zeitbedarf für Folgetermine besser abschätzen. Insbesondere wenn die Terminplanungssoftware ausgereift und umfassend ist, kommen zusätzlich Sicherheitsaspekte dazu - keine versehentlichen Doppelbestellungen oder Kollisionen mit anderen Terminen der Praxis usw.

Leider verfügen nur wenige Praxiscomputersysteme über eine brauchbare, und nur ganz wenige über eine gute Terminverwaltung. Die meisten weisen nach wie vor erhebliche Schwächen auf und sind nicht selten auch noch so unhandlich, daß die Praxen schnell zum bewährten Papierplaner zurückkehren oder erst gar nicht darauf verzichten.

Nachstehend sind einige Vorgaben aufgeführt, die bei der Beurteilung einer Terminplanersoftware bzw. bei der Aufstellung einer Forderungsliste an den Softwarepartner helfen.

1. Je Arzt in der Praxis und je gesondert zu planendem Praxisbereich (z.B. Ultraschall, Therapie) muß ein eigener Planer bzw. eine eigene Planungsspalte geführt werden können.
2. Dabei sollte die Software korrespondierende Termine beachten. Das heißt, das System muß automatisch darauf aufmerksam machen, wenn es zu zeitlichen oder sachlichen Kollisionen zwischen Bereichen / Ärzten kommt (z.B. zwei Ärzte bestellen für die gleiche Zeit Patienten zur Sonographie).
3. Ebenfalls automatisch sollte das System von der Praxis eingetragene oder feste Feiertage, Urlaubszeiten etc. berücksichtigten und gegebenenfalls bei Engpässen darauf hinweisen.
4. Damit die zur Verfügung stehende Zeit optimal ausgelastet werden kann, muß das System bei einem Termineintrag von sich aus eine Abfrage nach der Termindauer bzw. dem voraussichtlichen Zeitbedarf durchführen.
5. Dabei muß eine freie Gestaltung der Zeiteinheiten durch die Praxis möglich sein. Es muß also nicht nur der Praxis überlassen sein, ob sie im 5-, 10-Minuten, 3½- oder 14¾-Minuten-Rhythmus die Patienten bestellen will, sondern zusätzlich müssen unterschiedliche Aufteilungen je Arzt und Planungsbereich ebenso möglich sein wie abweichende Sprechstundenzeiten und Urlaubstage.
6. Weil nur die wenigsten Praxen keine unplanbaren Fälle zu versorgen haben, müssen in jedem guten Planer, natürlich auch im elektronischen, dafür Zeiten reserviert werden können. Am besten ist es, wenn solche "Pufferzeiten" erst gar nicht als belegbarer Termin erscheinen.
    
   Im optimalen Fall können dabei Abstufungen generierbar sein. So könnten längerfristige Pufferzeiten sich in belegbare Termine auflösen, wenn eine bestimmte zeitliche Nähe erreicht ist.
    
   Beispiel: Bis zum Abstand von einer Woche erscheinen die ersten beiden Stunden des Vormittags eines Tages nicht (da Pufferzeit), bis zum Abstand von zwei Tagen erscheint jedoch die zweite Stunde als planbarer Zeitraum und am Vortag auch noch die erste. Dadurch werden bestimmte Termine für kurzfristige Fälle erst kurzfristig frei und die Praxis plant sich nicht auf Wochen komplett zu.
7. Einträge in den Terminplaner sollten von allen denkbaren Punkten des Programms möglich sein. Also sowohl aus der Terminplanung heraus, als auch aus dem Patientenblatt, aus der Terminübersicht, aus dem Formulardruck usw.
    
   Die Auskunft über Termine sollte über die Eingabe des Patienten, des Datums, des Arztes, des Bereiches, der Leistung oder anderer sinnvoller Ausgangspositionen möglich sein.
8. Für den Fall, daß ein Termin für eine bestimmte Untersuchung bei einem bestimmten Arzt gesucht wird, sollte das System in der Lage sein, nach Eingabe der Parameter die nächsten beiden möglichen Alternativtermine automatisch vorzuschlagen.
    
   Noch sinnvoller ist das, wenn ein Patient mehrere Termine benötigt. Dabei sollten auch patientenbezogene Eingrenzungen möglich sein (z.B. nicht montags und generell erst nach 16.00 Uhr).
9. Damit sämtliche Termine und benötigte Zusätze mit möglichst wenig Aufwand eingetragen werden können, sollten die diversen Einträge per Kürzel abrufbar sein. Selbstverständlich sollten diese Kürzel von der Praxis frei wählbar sein. Derartige Kürzel könnten für die Ärzte/Abteilungen, für Zeitkategorien (A,B,C-Patienten), Zusätze
   (z.B. L=Lehrer!, W=Wiedervorstellung) o.a. vergeben werden.
10. Nicht gerade unsinnig wäre es auch, wenn ein solcher Terminplaner nicht nur Patienten-, sondern auch sonstige Arzt- und Praxistermine verwalten könnte. Sind derartige Texte (KV-Sitzung, Geburtstagsfeier) einzutragen, kommt es sicher weniger zu Kollisionen, als wenn dazu ein extra Planer verwendet werden muß.
11. Weil auf einem Computerbildschirm nur ein begrenzter Raum zur Verfügung steht, muß eine Terminplanungssoftware die Planungsübersicht in verschiedenen Stufen darstellen können. Eine für einen frei wählbaren Zeitraum zu erstellende Langzeitübersicht könnte in grafischer Form die Belegung per Zeitkästchen auf einer Datumsleiste, die Tagesübersicht Entsprechendes auf einer Uhrzeitleiste und die Detailübersicht den ausgewählten Planungsbereich mit Patientennamen und dazugehörigen Informationen anzeigen. Sowohl Tagesplan als auch Langzeitübersichten sollten je Arzt / Abteilung / Spalte und in einer Gesamtübersicht für die komplette Praxis möglich sein.
     
    Zwischen diesen verschiedenen zeitlichen Auflösungen, den diversen Spalten / Ärzten / Behandlern / Arbeitsbereichen / Kabinen etc. sollte möglichst per Knopfdruck / Funktionstaste oder Mausklick frei gewechselt werden können.
12. Alle Termine sollten auch personenbezogen angezeigt werden können. Das heißt, sämtliche Termine eines bestimmten Patienten sollten am Bildschirm aufrufbar und auf Wunsch ausgedruckt werden können.
13. Eine Ausgabemöglichkeit auf dem Drucker sollte selbstverständlich auch für alle anderen Darstellungen, Termingrafiken und -übersichten möglich sein.
14. Die Terminplanungsfunktionen und Übersichten sollten mit den Praxisverwaltungsprogrammen korrespondieren. Erscheint der Patient in der Praxis sollte er also im Terminplaner lediglich ausgewählt / angeklickt werden müssen. Die erforderlichen Aktionen werden danach automatisch vom Computer eingeleitet. Zum Beispiel könnte das System einen eventuell erforderlichen Laufzettel drucken und den Patienten mitsamt den relevanten Informationen auf die richtige Wartezimmerliste setzen.

 

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