eHealth

Was Sie über die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wissen müssen

Die AU wird digital

Seit dem 1. Oktober 2021 sind die Praxen gesetzlich verpflichtet, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln. Dies schreibt das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) vor. Der „gelbe Schein” auf Papier fällt damit weg! Die Daten der eAU werden fortan mit dem Kommunikationsdienst im Medizinwesen (KIM) übertragen, einem sicheren E-Mail-Dienst innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI).

Erfolgreiche Intervention von KVWL und KBV: Nutzen Sie die verlängerte Frist zur Einführung der eAU!

Am Ende haben die hieb- und stichfesten Argumente überzeugt: Die KVWL hat erreicht, dass die Frist zur Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) erneut deutlich verlängert wurde! Die Übergangsregelung sieht vor, dass die niedergelassenen Ärztinnen und Ärzte nun spätestens am 1. Juli 2022 die Voraussetzungen dafür geschaffen haben müssen, die eAU über die Telematik-Infrastruktur zu verschicken.

Die entsprechende Richtlinie der KBV befindet sich gerade im Bestätigungsverfahren mit dem Bundesgesundheitsministerium und die KVWL ist guter Dinge, dass die erneute Fristverlängerung genehmigt wird. Praxen, die im Moment aus technischen Gründen noch keine AU auf elektronischem Weg erstellen und verschicken können, haben nun Zeit, alle Komponenten installieren zu lassen und den elektronischen Versand zu testen.

Unser dringender Appell: Bemühen Sie sich möglichst frühzeitig um die notwendige Technik, insbesondere um den KIM-Dienst, um einen möglichst reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Wichtig: Sobald die technischen Voraussetzungen für die Nutzung des elektronischen Verfahrens in Ihrer Praxis verfügbar sind, ist die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch zu übermitteln.

Drei Fragen an Thomas Müller, für die Digitalisierung zuständiger Vorstand der KVWL:

Thomas Müller
Thomas Müller, Vorstand der KVWL

Herr Müller, die KVWL hat für ihre mehr als 15.000 Mitglieder durchgesetzt, dass die Frist zur Einführung der eAU noch einmal deutlich verlängert wird. Wie genau ist Ihnen das gelungen?

Thomas Müller: „Mit überzeugenden Argumenten! Wir haben massiv Druck aufgebaut, die Missstände aufgezeigt und die Kritik in aller Deutlichkeit unter anderem an den Bundesgesundheitsminister, an den Leiter der gematik und an den Vorstandsvorsitzenden des PVS-Herstellerverbandes (bvigt) gerichtet.“

Die KVWL versteht sich Ihren Worten nach „als konstruktiv-kritischer Begleiter, wenn es um die Digitalisierung des Gesundheitswesens geht“. Warum nehmen Sie bei der eAU das Tempo raus?

Thomas Müller: „Wir wollen und brauchen die Digitalisierung der Praxen! Aber die KVWL und ihre Mitglieder erwarten, dass TI-Anwendungen wie die eAU und das eRezept auch wirklich funktionieren, wenn sie massenhaft verschickt werden sollen. Die technischen Probleme dürfen nicht auf unsere Ärztinnen und Ärzte abgewälzt werden!“

Die Übergangsregelung sieht vor, dass die niedergelassenen Ärztinnen und Ärzte nun spätestens am 1. Juli 2022 die Voraussetzungen geschaffen haben müssen, die eAU über die Telematik-Infrastruktur zu verschicken. Was empfehlen Sie Ihren Mitgliedern?

Thomas Müller: „Wer technisch schon in der Lage ist, sollte zeitnah auf den elektronischen Versand der AU umstellen. Alle anderen KVWL-Mitglieder haben nun wertvolle Zeit gewonnen, alle Komponenten installieren zu lassen und den elektronischen Versand zu testen. Nur mit diesem Aufschub verhindern wir ein Chaos in den Praxen!“


Wie läuft die Umstellung auf die eAU genau ab?

In der ersten Phase müssen in den Praxen noch Ausdrucke der AU-Daten für den Versicherten und den Arbeitgeber erzeugt werden. Der Ausdruck erfolgt jedoch nicht mehr auf dem gewohnten Vordruck 1 „Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung“, sondern mittels der sogenannten Stylesheets (Layoutvorlagen), die auch für die Darstellung der eAU im Praxisverwaltungssystem (PVS) genutzt werden. Der Ausdruck kann im Format DIN A5 oder DIN A4 auf normalem Papier erfolgen. Praxen können längstens bis zum Jahresende noch den bisherigen Vordruck 1 nutzen oder das Formular im Blankoformularbedruckungsverfahren erstellen.

Die Weiterleitung der AU-Daten an den Arbeitgeber soll ab dem 1. Juli 2022 ebenfalls digital erfolgen. Zuständig dafür sind jedoch nicht die Praxen, sondern die Krankenkassen – sie stellen den Arbeitgebern die AU-Daten elektronisch zur Verfügung. Vertragsärztinnen und -ärzte sind jedoch weiterhin verpflichtet, ihren Patientinnen und Patienten eine AU-Bescheinigung auf Papier auszudrucken. Auf Wunsch wird auch ein unterschriebener Ausdruck für den Arbeitgeber ausgestellt.

Wichtig: Sobald die technischen Voraussetzungen für die Nutzung des elektronischen Verfahrens in Ihrer Praxis verfügbar sind, ist die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch zu übermitteln.

Videobeitrag zum Thema:

Diese Ausstattung benötigen Sie für die eAU:

KIM-Dienst

Für die Übermittlung der eAU-Daten an die Krankenkasse benötigen Sie in Ihrer Praxis den Kommunikationsdienst KIM (Kommunikation im Medizinwesen). Er funktioniert technisch wie ein E-Mail-Programm, nur mit dem Unterschied, dass jede Nachricht und jedes Dokument eine Verschlüsslung erhält und erst beim Empfänger wieder entschlüsselt wird.

Video: KIM erklärt am Fallbeispiel Hausarzt, Facharzt und Krankenhaus

Video-Vorschaubild

die Anbieter

Verschiedene Anbieter bieten einen solchen KIM-Dienst an. Praxen können den Anbieter frei wählen, da jeder Dienst mit jedem Praxisverwaltungssystem (PVS) kompatibel sein muss. So lautet die Vorgabe der gematik, die für die Zulassung der KIM-Dienste zuständig ist. Auch die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) bietet den Praxen einen KIM-Dienst („kv.dox“) an. Eine Liste der zugelassenen KIM-Anbieter finden Sie hier:

Ihr Softwarehaus unterstützt Sie gerne bei der Wahl des Anbieters.

technische Voraussetzungen

Grundlage für KIM ist ein Anschluss an die Telematikinfrastruktur mit einem E-Health-Konnektor oder ePA-Konnektor. Daneben sind folgende Komponenten und Dienste notwendig:

  • Vertrag mit einem zugelassenen KIM-Anbieter
  • Client-Modul für KIM (wird vom Anbieter gestellt)
  • PVS-Modul für eine einfache Integration und Nutzung des KIM-Dienstes

Erstattung

  • KIM-Einrichtungspauschale: einmalig 100 Euro
  • KIM-Betriebskostenpauschale: pro Quartal 23,40 Euro

elektronischer Heilberufsausweis

Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) der Generation 2 ist ein personenbezogener Sichtausweis im Scheckkartenformat mit dem Foto des Karteninhabers. Auf einem Mikrochip sind die Daten des Karteninhabers gespeichert und eine Signier- und Verschlüsselungsfunktion hinterlegt. Der eHBA der Generation 2 ist für alle kommenden Anwendungen der TI Pflicht. Er dient als Ausweis zur Authentifizierung des Besitzers und ermöglicht elektronische Dokumente mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) rechtsverbindlich zu unterschreiben. Die QES wird zum Beispiel für den elektronischen Arztbrief, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und für das Erstellen und Aktualisieren von Notfalldatensätzen benötigt. Die QES entspricht der handschriftlichen Unterschrift.

Herausgeber des eHBA ist für Ärzte die Landesärztekammer, für Psychotherapeuten die Landespsychotherapeutenkammer.
Ärzte können den eHBA über das Portal der Ärztekammer Westfalen-Lippe bestellen:

Psychotherapeuten beantragen ihren elektronischen Heilberufsausweis bzw. Psychotherapeutenausweis (ePtA) bei einem sogenannten Vertrauensdiensteanbieter (VDA) ihrer Wahl. Auf der Seite der Psychotherapeutenkammer NRW finden Sie wichtige Hinweise zur Beantragung und direkte Links zu den Anbietern:

Die qualifizierte elektronische Signatur von elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) mit der Vorläuferkarte für Heilberufsausweise (HBA) der Firma medisign GmbH ist nicht möglich. Die Signaturprüfung bricht unter Anzeige des Fehlercodes 305 oder des Fehlercodes 311 ab. Diese Fehlermeldung wird als KIM-Mail an das KIM-Postfach verschickt. Diese Mail kann zeitverzögert eintreffen. Betroffene können die eAU alternativ mithilfe ihrer SMC-B ("Praxisausweis") signieren. Die gematik prüft aktuell weitere technische Lösungen.

Erstattung

eHBA: pro Quartal 11,63 Euro

Konnektor-Update

Für die eAU wird mindestens ein E-Health-Konnektor benötigt; besser noch ein ePA-Konnektor benötigt. Beide Konnektorversionen sind verfügbar. Weitere Informationen zu den Updates erhalten Sie bei Ihrem PVS-Hersteller oder Systembetreuer.

Erstattung

  • Update zum E-Health-Konnektor (Teil der Pauschalen für NFDM/eMP): einmalig 530 Euro
  • Update ePA-Konnektor: einmalig 400 Euro (sofern alle Komponenten zur Befüllung der ePA vorhanden sind)

Praxisverwaltungssystem-Update

Für die Nutzung der eAU benötigen die Ärzte ein Update ihres Praxisverwaltungssystems (PVS). Die überwiegende Mehrzahl der Softwarehäuser hat bereits ihren Kunden das Update zur Verfügung gestellt. Wenn Sie noch kein Update erhalten haben, wenden Sie sich bitte an Ihren PVS-Hersteller oder Systembetreuer. Die Liste der zertifizierten Systeme finden Sie bei Interesse unter:

Und wie läuft’s mit der eAU bei Hausbesuchen?

Bei einem Hausbesuch ist zum Start der eAU noch keine Verbindung zur TI möglich. Der Arzt kann deshalb zuvor leere Ausdrucke des AU-Formulars aus dem PVS erstellen, die er beim Hausbesuch ausfüllt und unterschreibt. Die Daten überträgt er später in der Praxis in das PVS, signiert sie und sendet sie via TI an die Krankenkasse. Alternativ kann der Arzt die eAU erst nach dem Hausbesuch vollständig in der Praxis erstellen und die beiden Papierausfertigungen dem Patienten per Post zuschicken. Bei eAUs, die im Rahmen von Hausbesuchen ausgestellt werden, ist die digitale Übermittlung bis zum Ende des nachfolgenden Werktages möglich. Wird also am Freitagabend bei einem Hausbesuch eine eAU ausgestellt, muss diese bis Montagabend digital an die Krankenkasse übermittelt werden.

Ersatzverfahren bei technischen Problemen oder fehlenden Vorrausetzungen

Wenn die digitale Datenübermittlung an die Krankenkasse vorübergehend nicht möglich ist, werden die Daten vom Praxisverwaltungssystem gespeichert und der Versand erfolgt, sobald dies wieder möglich ist. Wenn der Patient oder die Patientin noch in der Praxis ist, drucken Sie den Ausdruck für die Krankenkasse aus. Der Versand an die Krankenkasse erfolgt dann über die Versicherten. Hat der Patient oder die Patientin die Praxis bereits verlassen und der digitale Versand ist auch bis zum Ende des nachfolgenden Werktages nicht möglich, muss die Praxis die Papier-AU an die Krankenkasse versenden. Die offizielle Diktion zum Ersatzverfahren eAU ist im Bundesmantelvertrag hinterlegt (vgl. §4 Absatz 4.1.4 Anlage 2b BMV-Ä . Link:

Wichtig: Das Ersatzverfahren ist nicht zu verwechseln mit der Übergangsregelung zur eAU, die ausschließlich für das 4. Quartal 2021 vorgesehen ist.

Ansprechpartner

Service-Center

0231 94 32 10 00
E-Mail