„ePA für alle“: Das müssen Sie zur Erstbefüllung wissen / Beispiele aus dem Praxisalltag

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Seit Ende April können Sie als niedergelassene Vertragsärzte und -psychotherapeuten mit der „ePA für alle“ arbeiten – zunächst auf freiwilliger Basis. Im nächsten Schritt erfolgt die verpflichtende Arbeit mit der „ePA für alle“ zum 1. Oktober 2025.

Die „ePA für alle“ kommt allmählich im Praxisalltag an. Die Betriebsdaten der gematik zeigen in den ersten Tagen einen deutlichen Anstieg der Zugriffszahlen auf elektronische Patientenakten in ganz Deutschland.

Wenn Sie jetzt auch mit der „ePA für alle“ arbeiten möchten, können Sie bestimmte Leistungen abrechnen.

Für die Vergütung der Arbeit mit der „ePA für alle“ existieren aktuell drei Leistungsziffern:

• Erstbefüllung: GOP 01648 (89 Punkte / 11,03 Euro)
   
• Weitere Befüllung: GOP 01647 (15 Punkte / 1,86 Euro)
   
• Weitere Befüllung ohne persönlichen Arzt-Patienten-Kontakt und ohne Arzt-Patienten-Kontakt per Video: GOP 01431 (3 Punkte / 37 Cent)

Die KBV schreibt dazu: „Die drei GOP 01648, 01647 und 01431 sollen in diesem Jahr auf Anpassungen überprüft werden. Hintergrund sind die veränderten Aufgaben, die mit der ePA für alle auf die Praxen zukommen.“ (Quelle: KBV-Praxisnachrichten)

Erstbefüllung – was genau heißt das?

Als Erstbefüllung gilt das erste Dokument, das eine Praxis oder ein Krankenhaus in die „ePA für alle“ einstellt. Einträge auf der elektronischen Medikationsliste, die automatisch durch die Daten des E-Rezept-Fachdienstes gepflegt wird, zählen nicht dazu.

Wer kann Dokumente in die „ePA für alle“ einstellen?

Neben anderen Leistungserbringern können auch die Patienten selbst oder die jeweilige Krankenkasse Dokumente in die „ePA für alle“ einstellen. Krankenkassen können hier übrigens lediglich Dokumente einstellen, aber keine „ePA für alle“ einsehen.

Woran erkenne ich, wer ein Dokument in die „ePA für alle“ hochgeladen hat?

Zu jedem Dokument werden sogenannte Metadaten erfasst. Dies sind zusätzliche Daten, die das Dokument näher beschreiben. Das Feld „Autor“ kann dabei beim Hochladen verändert werden. Dies ergibt z. B. Sinn, wenn ein Patient einen alten Papierbefund nun in seine „ePA für alle“ hochlädt und eigenständig den ausstellenden Arzt eingibt.

Darüber hinaus gibt es auch Datenfelder, die Informationen zur einstellenden Stelle enthalten. Zum einen gibt es hier die Rolle des Einstellers und zum anderen den Namen. Diese Datenfelder werden automatisch beim Hochladen befüllt und sind nicht veränderbar.

Hier sehen Sie eindeutig, wenn ein Dokument durch die Krankenkasse (Kostenträger/KTR) oder den Patienten selbst hochgeladen wurde.

Bitte beachten Sie: Nicht alle Praxisverwaltungssysteme zeigen diese Informationen in der Standardansicht an. Oftmals kann die entsprechende Spalte in der Dokumentenübersicht jedoch zusätzlich über die Einstellungen eingeblendet werden.

So weit die Theorie – hier einige Beispiele aus dem Praxisalltag:

• In der „ePA für alle“ des Patienten sind ausschließlich Abrechnungsdaten der Krankenkasse zu sehen. Sie laden nun ein Dokument hoch und können damit die Erstbefüllungspauschale grundsätzlich abrechnen.

• Sie finden in der „ePA für alle“ eines Patienten einen vom Kardiologen hochgeladenen Medikationsplan vor. Damit ist die Erstbefüllung bereits erledigt, Sie können die entsprechende GOP nicht abrechnen.

• Der Patient hat seinen Medikationsplan abfotografiert und hochgeladen. Laden Sie nun als nächstes ein Dokument hoch, können Sie die Erstbefüllungspauschale grundsätzlich abrechnen.

• Ein Krankenhaus hat einen vorläufigen Entlassbrief in die „ePA für alle“ eingestellt. Dadurch ist die Erstbefüllung bereits abgeschlossen.

• Sie finden kein Dokument in der „ePA für alle“ vor, allerdings sind auf der elektronischen Medikationsliste bereits einige Einträge zu sehen. Nachdem Sie das erste Dokument hochgeladen haben, können Sie die Erstbefüllung grundsätzlich abrechnen.

• Sie delegieren die Befüllung der „ePA für alle“ an Ihre Medizinische Fachangestellte (MFA) und diese lädt ein Dokument hoch. In der „ePA für alle“ des Patienten sind ausschließlich Abrechnungsdaten der Krankenkasse zu sehen. Sie können die Erstbefüllungspauschale grundsätzlich abrechnen.

Wichtig: Es handelt sich bei der „ePA für alle“ um eine versichertengeführte Akte. Patienten können also jederzeit eigenständig Dokumente löschen oder verbergen – das gilt auch für Dokumente, die Praxen oder Krankenhäuser eingestellt haben.

Somit bleibt stets das Restrisiko, dass bereits eine Erstbefüllung stattgefunden hat, auch wenn Sie keine anderen Dokumente einer Praxis oder eines Krankenhauses sehen können. In solchen Fällen können wir mögliche Regresse seitens der Krankenkassen leider nicht verhindern.  

Wenn Sie die Vergütung für die ePA-Erstbefüllung nur dann abrechnen, wenn in der „ePA für alle“ keine anderen Dokumente eingestellt sind, verringern Sie das Restrisiko auf ein Mindestmaß.

Aktuelle Informationen zur „ePA für alle“ finden Sie natürlich auch auf unserer Internetseite.