Telematikinfrastruktur (TI): Praxisabgabe und -übernahme

Prüfen Sie Ihre bestehenden Verträge für das Praxisverwaltungssystem und die einzelnen Bestandteile der Telematikinfrastruktur.

• Gibt es Mindestvertragslaufzeiten, gibt es Kündigungsfristen? Und falls, wie lange sind diese?
• Gibt es Sonderkündigungsklauseln (z. B. bei Krankheit, Einstellen des Praxisbetriebs etc.)?

Kündigen Sie entsprechend der geprüften Fristen sämtliche nicht mehr benötigten Leistungen zum Zeitpunkt der Beendigung Ihres Praxisbetriebes. Berücksichtigen Sie ggf. einen Puffer für unvorhergesehene Ereignisse und die untenstehenden Schritte.

Besprechen Sie mit Ihrem PVS-Anbieter die ggf. notwendigen Schritte für die Langzeitarchivierung der Patientendaten. Das ist wichtig für die Erfüllung der Aufbewahrungspflichten. Ggf. sind bestimmte Abläufe im PVS auszuführen oder es ist eine spezielle Lizenz des PVS notwendig.

• Übergabe an Nachfolger oder anderen Leistungserbringer (unter Berücksichtigung § 340a SGB V!):

Eine Übergabe der Technik ist, unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben, dass es sich dabei um einen berechtigten Teilnehmer der ambulanten Versorgung handeln muss, ebenfalls möglich. Siehe hier bitte: Praxisübernahme weiter oben auf dieser Seite.

oder

• PVS-Anbieter oder DVO kontaktieren (Außerbetriebnahme, Abholung über sichere Lieferkette oder Retoure):

Erfragen Sie bei Ihrem PVS-Anbieter oder DVO, ob dieser den Konnektor in der Praxis außer Betrieb und mitnimmt, über die sichere Lieferkette abholt oder ob Sie den Konnektor per Retoure an den PVS-Anbieter zurückschicken können. Der Konnektor inkl. PIN darf nicht im Hausmüll entsorgt werden!

Vor Übergabe an andere Leistungserbringer, Rücksendung/Abholung sollte(n) immer:

• die Deregistrierung des Konnektors beim Zugangsdienstprovider durchgeführt werden
• das Pairing der Kartenterminals mit dem Konnektor aufgehoben werden
• alle Geräte auf Werkeinstellungen zurückgesetzt werden
• die Identitätskarten wie SMC-B und eHBA aus den Kartenterminals entfernt werden

• Kündigen Sie die Verträge der SMC-B Karte beim Anbieter des Praxisausweises (D-Trust, medisign oder T-Systems)
• Die SMC-B Karte muss zusätzlich noch von Ihnen bei Ihrem Karten-Anbieter zur Beendigung der Tätigkeit gesperrt werden. Also: SMC-B Karte sperren (im Auftragsportal des Anbieters) oder über den Anbieter sperren lassen (ggf. kostenpflichtig)
• SMC-B-Karte vernichten (physisch zerstören, z. B. zerschneiden)

• Vertrag kündigen: 
  • Wenden Sie sich an Ihren KIM-Anbieter und kündigen Sie den Vertrag mit entsprechender Vorlaufzeit.
• letztmalig Nachrichten abrufen: 
  • Vor Ablauf der SMC-B bzw. des eHBA, der mit der KIM-Adresse verknüpft ist, unbedingt die KIM-Nachrichten abrufen und entschlüsseln.
• Aufbewahrungspflichten beachten:
  • Sichern Sie dann ggf. notwendige Patientenunterlagen (eArztbriefe etc.), um Ihren Aufbewahrungspflichten nachkommen zu können.

Meldungen wie z. B. ausstehende eAU, DALE UV oder elektronische Arztbriefe sollten Sie vor Kündigung des KIM-Dienstes und vor der Sperrung der SMC-B versenden.

Übernahmevertrag für Praxisausstattung abschließen

Schließen Sie mit dem aktuellen Praxisinhaber bzw. Ihrem Nachfolger einen Übernahmevertrag für die Praxisausstattung ab, in dem genau aufgeführt wird, welche Komponenten (Konnektor, evtl. Kartenlesegeräte, Typ, Anzahl, Laufzeit der Identitätskarten, Seriennummer etc.) im bestehenden Praxisbetrieb verbleiben. Wer kümmert sich um die Außerbetriebnahme und erneute Inbetriebnahme? Wer übernimmt die Kosten? etc.

Lassen Sie sich ggf. im Kontext eines Kaufvertrags der Praxis beraten (z. B. Ausschluss Gewährleistung/Garantie).

Erstellen Sie ggf. ein Übergabeprotokoll mit Empfangsquittung und Bestätigung der (optischen) Unversehrtheit. 

Pflege- und Wartungsvertrag an Nachfolger überschreiben

Prüfen Sie mit Ihrem PVS-Anbieter, zu welchem Zeitpunkt und unter welchen Rahmenbedingungen (auch Kosten) eine Übernahme der Verträge durch den Nachfolger möglich ist. Prüfen Sie, ob ein Neuvertrag günstiger ist (z. B. laufende Neukundenrabatte).

Entscheiden Sie sich für eine Übernahme des Vertrags, sollten Sie dies schriftlich vereinbaren und die Schreiben bzw. Verträge genau prüfen (Namen, Adressen, Vertragsinhalte/Leistungen, Zeitpunkt und Kosten).

Konnektor und Kartenterminal zurücksetzen und neu installieren lassen

Für den Konnektor ist durch den Verkäufer (PVS-Anbieter oder seinen DVO) eine De-Registrierung beim Zugangsdienstprovider durchzuführen. Die dazu notwendigen Schritte sind im Handbuch des Konnektors beschrieben.

Der Konnektor muss, sofern dieser übernommen wird, auf Werkseinstellungen zurückgesetzt und anschließend neu installiert werden. Die Kartenterminals sollten ebenfalls auf Werkseinstellung zurückgesetzt werden. Dann können diese neu mit dem Konnektor verbunden werden (Pairing).

Restlaufzeit beim Vorhalten eines Einbox-Konnektors (bis 2030 noch zulässig)

Konnektoren können für eine Laufzeit von maximal fünf Jahren genutzt werden. Die Restlaufzeit sollte vor Übergabe geprüft und festgehalten werden. Der Käufer muss vor einer erneuten Inbetriebnahme die Unversehrtheit des Konnektors prüfen (Gehäuse-Siegel). Dies sollte am besten direkt bei Übergabe des Gerätes erfolgen und protokolliert werden.

SMC-B-Karte bestellen (bei Änderung der BSNR)

Es muss frühzeitig eine neue SMC-B-Karte (Praxisausweis) bestellt werden. Denn: Für die durch den Inhaberwechsel neu vergebene BSNR wird auch eine neue SMC-B-Karte benötigt. Die alte SMC-B-Karte des Vorgängers darf nicht an den Nachfolger übergeben bzw. weiter genutzt werden. Erst mit der eigenen, neuen SMC-B-Karte kann der neue Praxisinhaber wieder die TI-Anwendungen nutzen. Ohne eine gültige SMC-B-Karte ist es nicht möglich, die Telematikinfrastruktur zu nutzen.  Wichtig ist eine sichere Aufbewahrung der PIN-Nummer.

Achten Sie im laufenden Betrieb darauf, dass SMC-B-Karten eine maximale Laufzeit von fünf Jahren haben und frühzeitig vor Ablauf des Zertifikats die Folgekarte bestellt wird. Nur so kann eine konstante Anbindung an die TI gewährleistet werden. Sonst drohen Probleme im Arbeitsablauf.

Der Praxisabgeber sollte seine SMC-B-Karte aus Sicherheitsgründen sperren.

KIM-Adresse beantragen und einrichten

Falls Sie bei Ihrem PVS-Anbieter kein Komplettpaket für die TI-Anbindung erworben haben, wählen Sie einen KIM-Anbieter aus, schließen einen Vertrag und lassen Sie sich eine neue KIM-Adresse anlegen.

Achten Sie auf eine zur Praxis passende, kurze und prägnante Namenswahl.