Häufig gestellte Fragen

Ja, denn der Gesetzgeber hat niedergelassene Ärzte und Psychotherapeuten über den § 75 Abs. 1a SGB V verpflichtet, der Terminservicestelle freie Termine zu melden, sodass diese Patienten bei der
Suche nach Fachärzten und Psychotherapeuten sowie nach Haus- und Kinderärzten unterstützen kann.

Die Meldung freier Termine gilt für alle niedergelassenen Ärzte mit direktem Patientenkontakt und für alle Psychotherapeuten. Wir empfehlen 1-2 Termine pro Woche zu melden.

Ja, denn der Gesetzgeber hat niedergelassene Ärzte und Psychotherapeuten über den § 75 Abs. 1a SGB V verpflichtet, der Terminservicestelle freie Termine zu melden, sodass diese Patienten bei der Suche nach Fachärzten und Psychotherapeuten sowie nach Haus- und Kinderärzten unterstützen kann.

Nach aktuellem Stand (04/ 2025) gibt es keine festgelegte Obergrenze. Die TSS-Vermittlungsfälle (sowohl Akutfälle als auch reguläre Facharzttermine) werden extrabudgetär vergütet, solange die Abrechnungsvoraussetzungen erfüllt sind.

Voraussetzungen: 

Die TSS muss den Termin vermittelt haben – entweder:

•  Als dringlicher Akutfall (Patient bekommt innerhalb 24h einen Termin) oder als Facharzttermin innerhalb von 35 Tagen, mit gültiger Überweisung und Vermittlungscode (Termin muss wahrgenommen werden).
• Kein Zuschlag bei Nichterscheinen des Patienten.

Vermittlungscode (TSS-Code)

• Muss im Abrechnungsschein eingetragen werden (z. B. im Feld „Vermittlungscode“ oder als Kommentar).
  Format: z. B. A1B2-C3D4-E5F6

Datum und Uhrzeit des vermittelten Termins

• Der Termin muss innerhalb von 35 Tagen nach Ausstellung der Überweisung liegen.

Überweisung mit Dringlichkeitskennzeichen (Hausarzt)

• Muss vorliegen und aufbewahrt werden (z. B. „Hausarztvermittlungsfall“ oder "Akutfall")

Art des Termins

• TSS-Vermittlung: Akutfall, Hausarztvermittlungsfall, Psychotherapie-Erstgespräch etc
• Die Art des Termins muss auf dem Überweisungsschein korrekt angegeben sein (richtige Fallart / EBM-Ziffer).

Behandlungsdokumentation

• Anamnese, Befund, Diagnose, Therapieempfehlung – wie bei jedem GKV-Fall
• Im Fall einer No-Show: Dokumentation des Nichterscheinens + Meldung an die TSS

Abrechnungsziffern

• Je nach Fachgruppe für den extrabudgetären Zuschlag
• Ggf. weitere Ziffern bei Vermittlung durch Hausarzt oder Terminservicestelle

Ein normal ausgelasteter Facharzt kann mehrere TSS-Fälle pro Woche ohne Probleme extrabudgetär abrechnen.

Bitte sprechen Sie mit Ihrem PVS-Anbieter, ob eine automatische Übertragung möglich ist. Falls Ihr Praxissystem eine KV-Schnittstelle hat, können Sie den TSS-Termin automatisch importieren (je nach System) oder Sie kopieren manuell den Termin in Ihren Kalender. Der Vermittlungscode ist im Termin zu hinterlegen, da er für die Abrechnung verpflichtend ist.

In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit das Nichterscheinen des Patienten über den „No Show“-Button zu dokumentieren. Bitte vermerken Sie dies zusätzlich im praxisinternen Kommentar. Zusätzlichen Informieren Sie die TSS (wenn der Termin durch diese vermittelt wurde) per E-Mail mit folgendem Text:

„Der Patient mit dem Vermittlungscode xxxx-xxxx-xxxx ist zum Termin am 01.01.2025 um 14:00 Uhr nicht erschienen."

Die TSS vermerkt das Nichterscheinen anschließend im Einsatzprotokoll des Patienten.

Aus datenschutzrechtlichen Gründen bitten wir, von der Übermittlung von Patientendaten abzusehen.

Sobald sie einen freien Termin im 116117 Terminservice einstellen, können sie selbst entschieden, wer ihre Termine sehen und buchen darf.

Sie können zwischen „TSS“, „Praxis“ und „Patient“ wählen.  Als Erleichterung für Sie sind in der Standardeinstellung alle drei Optionen ausgewählt. Wir empfehlen alle drei Optionen zuzulassen.

Die Terminvermittlung der 116117 unterscheidet bei den angebotenen Terminen unter anderem nach der Dringlichkeit, mit der ein Patient einen Termin benötigt. Wenn sie einen Termin anlegen, können sie selbst festlegen für welche Patienten-Dringlichkeit ihr Termin gelten soll.

Der 116117 Terminservice unterscheidet vier Dringlichkeiten:

• Akut: Diese Dringlichkeit gilt ausschließlich für Fälle, bei denen sich Patienten mit akuten Gesundheitsproblemen online über das Patienten-Navi oder telefonisch an die 116 117 wenden und für die medizinische Ersteinschätzung ergibt, dass sie dringend innerhalb von 24 Stunden eine Praxis aufsuchen sollten. Eine Überweisung für einen als akut gekennzeichneten Termin ist nicht vorgesehen!
• PT-Akutbehandlung: Diese Dringlichkeit ist nur für eine Psychotherapeutische Akutbehandlung vorgesehen. Der Termin soll innerhalb von zwei Wochen stattfinden.
• Dringend: Der Termin soll innerhalb von fünf Wochen stattfinden.
• Nicht dringend: Der Termin soll innerhalb einer angemessenen Frist stattfinden. Die Suche des 116117 Terminservice zeigt drei Monate.

Beispiele:

Sie bieten Termine innerhalb Ihrer Akutsprechstunde an. Daher möchten Sie, dass nur Patienten mit einem akuten Anliegen zu Ihnen kommen. In diesem Fall wählen Sie die Dringlichkeit "Akut" aus.

Sie bieten einen Termin für alle Patienten an, die ein Anliegen haben - egal ob es sich um einen Akutfall oder um eine Routineuntersuchung handelt. In diesem Fall wählen Sie alle angebotenen Dringlichkeiten aus.

Hinweis: Wenn Sie einen Termin für eine psychotherapeutische Behandlung anbieten, können Sie die Dringlichkeit nicht selber festlegen, da diese durch den Gesetzgeber festgelegt wurde. Zu Informationszwecken werden diese Ihnen jedoch angezeigt.

Die Dringlichkeit, mit der ein Patient einen Termin benötigt, kann folgendermaßen festgelegt werden:

• durch den auszustellenden Arzt (Dringend/Nicht dringend)
• durch den Gesetzgeber (psychotherapeutische Behandlungen)
• online durch das Patienten-Navi oder durch geschulte Mitarbeiter der 116117 / Terminservicestelle (Akut)

Im Falle einer medizinischen Indikation kann ein Mitarbeiter einer Terminservicestelle die benötigte Dringlichkeit eines Termins anpassen. Einem Patienten wird diese Möglichkeit nicht geboten.

Empfehlung: Wenn möglich hinterlegen sie bei einem Termin  für mehr Flexibilität bei der Buchung alle Dringlichkeitsstufen.

Offene Sprechstunden und Termine der Terminservicestelle (TSS) sind zwei verschiedene Dinge:

• Offene Sprechstunden bedeuten, dass eine Praxis zu bestimmten Zeiten Patienten ohne Termin annimmt. Patienten können in die Praxis kommen, müssen aber eventuell mit Wartezeiten rechnen.
• Die Terminservicestelle (TSS) vermittelt gezielt Termine bei Fachärzten, oft mit Überweisung und innerhalb einer bestimmten Frist. Diese Termine sind fest vergeben und unterscheiden sich von den offenen Sprechstunden.

Die TSS (Terminservicestelle) ist eine Einrichtung der KVen für gesetzlich Versicherte (GKV). Gesetzlich Versicherte erhalten eine Überweisung mit einem Vermittlungscode, über den ihnen innerhalb von 35 Tagen ein Facharzttermin vermittelt wird.

Eine Ausnahme besteht beim TSS Akutfall und wenn es um den ärztlichen Bereitschaftsdienst geht (außerhalb der Sprechzeiten):

Die 116117 vermittelt unabhängig vom Versicherungsstatus zum ärztlichen Bereitschaftsdienst – das gilt also auch für Privatpatienten. Hier geht es nicht um Facharzttermine, sondern um akute Beschwerden außerhalb der regulären Sprechzeiten.

Ein TSS-Akutfall ist bei Privatpatienten faktisch kein „TSS-Akutfall" im Sinne der EBM-Systematik.

Der Arzt rechnet wie bei jedem anderen Privatpatienten über die GOÄ direkt mit dem Patienten ab.

Die Terminmeldung kann ganz einfach über das Terminmeldeportal der KVWL vorgenommen werden. Das Portal erreichen Sie über das Mitgliederportal der KVWL. Hier klicken Sie auf die Kachel „Terminservicestelle / Terminvermittlung".

Im Menüpunkt „Praxisdaten" können Sie verschiedene Einstellungen für Ihre Praxis vornehmen. Wichtige Basisinformationen wie angestellte Ärzte und deren Leistungsmerkmale oder auch die Adresse werden von Ihrer KV direkt an die Terminverwaltung der 116117 gemeldet. Weitere Daten wie den Praxisnamen oder die Telefonnummer können Sie nachträglich angeben oder anpassen.

Bei den Hinweisen zu den Praxisdaten bzw. Terminprofilen können Sie weitergehende Informationen für Ihre Patienten und die Mitarbeiter der Terminservicestellen hinterlegen. Bei den Praxishinweisen handelt es sich um allgemeine Informationen zu Ihrer Praxis. Bei den Terminprofilhinweisen können Sie Informationen zu den jeweiligen Terminen speichern, die Sie mit diesem Terminprofil anbieten.

Bitte achten Sie darauf, dass diese Informationen nicht redundant sind, da dem Terminsuchenden immer beide Texte angezeigt werden.

Um Ihnen die Möglichkeit zu geben, nicht gebuchte Termine noch kurzfristig an eigene Patienten zu vergeben, können Sie im 116117 Terminservice festlegen, ab wann Sie einen Termin wieder selbst nutzen möchten. Sie definieren dies über den minimalen Buchungsabstand. Dieser bestimmt, ab wann (Stunden/Tage vor dem Stattfinden des Termins) Patientinnen und Patienten den Termin nicht mehr eigenständig buchen können.

Sie können ab diesem Zeitpunkt den Termin an eigene Patienten vermitteln, ohne ihn in der Terminverwaltung extra blockieren zu müssen. Die Terminservicestelle kann sich diesen Termin übrigens weiterhin anzeigen lassen, wird jedoch darauf hingewiesen, vor einer Buchung in der Praxis nachzufragen, ob der Termin noch gebucht werden kann.

Beispiel:

Termin am 15. März um 16:00 Uhr mit einer Buchungsfrist von sieben Tagen. Der Termin wird bis zum 8. März 15:59 Uhr zur Buchung angeboten.

Hinweise:

• Bei Terminen mit der Dringlichkeit „Akut“ spielt der minimale Buchungsabstand keine Rolle. Der Termin kann bis kurz vor dem Start des Termins gebucht werden. Das Feld wird daher in diesem Fall deaktiviert.

Wenn ein Termin mit der Dringlichkeit „Akut" und einer weiteren angeboten wird, gilt der „minimale Buchungsabstand“ für den Fall, dass der Termin mit einer der weiteren Dringlichkeiten gesucht wird. Wenn der Termin als Akuttermin gesucht wird, spielt der minimale Buchungsabstand weiterhin keine Rolle. Er kann also in diesem Fall bis kurz vor dem Start des Termins gebucht werden.

Generell muss ein Benachrichtigungskanal ausgewählt werden. Es bestehet die Möglichkeit, zwischen KIM, E-Mail und der Option "keine Benachrichtung" zu wählen.

Wenn Sie als Benachrichtigungskanal nicht die von der KVWL importierte Adresse, sondern eine andere E-Mail-Adresse angegeben haben, bekommen Sie automatisch eine E-Mail mit einem Bestätigungscode. Dieser soll sicherstellen, dass die eingegebene E-Mail-Adresse korrekt ist.

Falls Sie diesen Bestätigungscode nicht erhalten haben, schauen Sie bitte in Ihren Spam-Ordner. Falls Sie auch dort keine E-Mail erhalten haben, stellen Sie den Benachrichtigungskanal zunächst zurück auf „Keine Benachrichtigung" und drücken Sie auf Speichern. Anschließend stellen Sie den Benachrichtigungskanal wieder auf E-Mail um. Sie erhalten dann erneut einen Bestätigungscode.

Für die Nutzung des 116117 Terminservice benötigen Sie einen aktuellen Browser wie Firefox, Chrome, Edge, Safari.

Bitte achten Sie darauf, dass Sie die aktuelle Version des jeweiligen Browsers nutzen.