elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
Was Sie über die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wissen müssen
Seit dem 1. Oktober 2021 sind die Praxen gesetzlich verpflichtet, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln. Dies schreibt das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) vor. Der „gelbe Schein” auf Papier fällt damit weg. Die Daten der eAU werden fortan mit dem Kommunikationsdienst im Medizinwesen (KIM) übertragen, einem sicheren E-Mail-Dienst innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI).
Zum 1. Januar 2023 ist das Arbeitgeberverfahren der eAU gestartet. Die Krankenkassen stellen den Arbeitgebern die AU-Daten elektronisch zum Abruf zur Verfügung. Vertragsärztinnen und -ärzte sind jedoch weiterhin verpflichtet, ihren Patientinnen und Patienten eine AU-Bescheinigung auf Papier auszudrucken. Dieser muss nur auf Wunsch des Patienten/der Patientin unterschrieben werden.
Für wen ein Ausdruck weiterhin notwendig bleibt
Bei Nicht-GKV-Versicherten (beispielsweise bei Versicherten der sonstigen Kostenträger/SKT) oder Privatversicherten) zeigt das PVS an, dass die digitale Übermittlung der AU-Daten an die Krankenkasse nicht möglich ist. Praxen geben den Patienten und Patientinnen die Ausdrucke für Krankenkasse, Arbeitgeber und Versicherte mit – nutzen also das Ersatzverfahren, das auch bei Ausfall der TI zum Einsatz kommt. Es bleibt also bei der Vorlagepflicht durch den Versicherten.
Auch bei Studierenden, Arbeitslosen sowie Schülerinnen und Schülern ist dies der Fall, da hier noch kein digitaler Empfang der Arbeitgeberdaten möglich ist. Auf deren Wunsch müssen Ärztinnen und Ärzte die AU-Bescheinigung für den Arbeitgeber weiterhin ausdrucken und unterschreiben. Diese Leistung ist in den Versicherten- und Grundpauschalen enthalten.
Hinweis: Möglicherweise sind seit Beginn des Jahres 2023 noch nicht alle Arbeitgeber in der Lage, die AU-Daten digital abzurufen. Praxen sollten daher selbst entscheiden, ob sie vorerst weiterhin die AU-Bescheinigung für den Arbeitgeber ausdrucken, um nachträgliche Anfragen nach einer Papierbescheinigung zu vermeiden.
So stellen Sie eine eAU in der Praxis aus
- Die AU wird im PVS aufgerufen und befüllt.
- Die AU-Daten werden elektronisch signiert und gedruckt.
- Das PVS startet die elektronische Übermittlung der AU-Daten an die Krankenkassen über KIM. Die Adressierung an die Krankenkasse des Patienten/der Patientin erfolgt automatisch.
- Ein Ausdruck für den Patienten/die Patientin wird erstellt.
Die Papierbescheinigung für Patientinnen und Patienten erfolgt jedoch nicht mehr auf dem gewohnten Vordruck 1 „Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung“, sondern mittels der sogenannten Stylesheets (Layoutvorlagen), die auch für die Darstellung der eAU im Praxisverwaltungssystem (PVS) genutzt werden. Der Ausdruck kann im Format DIN A5 oder DIN A4 auf normalem Papier erfolgen.
Diese Ausstattung benötigen Sie für die eAU
Für die Übermittlung der eAU-Daten an die Krankenkasse benötigen Sie in Ihrer Praxis den Kommunikationsdienst KIM (Kommunikation im Medizinwesen). Er funktioniert technisch wie ein E-Mail-Programm, nur mit dem Unterschied, dass jede Nachricht und jedes Dokument eine Verschlüsslung erhält und erst beim Empfänger wieder entschlüsselt wird.
Die Anbieter
Verschiedene Anbieter bieten einen solchen KIM-Dienst an. Praxen können den Anbieter frei wählen, da jeder Dienst mit jedem Praxisverwaltungssystem (PVS) kompatibel sein muss. So lautet die Vorgabe der gematik, die für die Zulassung der KIM-Dienste zuständig ist. Auch die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) bietet den Praxen einen KIM-Dienst („kv.dox“) an. Eine Liste der zugelassenen KIM-Anbieter finden Sie hier:
Ihr Softwarehaus unterstützt Sie gerne bei der Wahl des Anbieters.
Technische Voraussetzungen
Grundlage für KIM ist ein Anschluss an die Telematikinfrastruktur mit einem E-Health-Konnektor oder ePA-Konnektor. Daneben sind folgende Komponenten und Dienste notwendig:
- Vertrag mit einem zugelassenen KIM-Anbieter
- Client-Modul für KIM (wird vom Anbieter gestellt)
- PVS-Modul für eine einfache Integration und Nutzung des KIM-Dienstes
Erstattung
- KIM-Einrichtungspauschale: einmalig 200 Euro
- KIM-Betriebskostenpauschale: pro Quartal 23,40 Euro
Video: KIM erklärt am Fallbeispiel Hausarzt, Facharzt und Krankenhaus
Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) der Generation 2 ist ein personenbezogener Sichtausweis im Scheckkartenformat mit dem Foto des Karteninhabers. Auf einem Mikrochip sind die Daten des Karteninhabers gespeichert und eine Signier- und Verschlüsselungsfunktion hinterlegt. Der eHBA der Generation 2 ist für alle kommenden Anwendungen der TI Pflicht. Er dient als Ausweis zur Authentifizierung des Besitzers und ermöglicht elektronische Dokumente mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) rechtsverbindlich zu unterschreiben. Die QES wird zum Beispiel für den elektronischen Arztbrief, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und für das Erstellen und Aktualisieren von Notfalldatensätzen benötigt. Die QES entspricht der handschriftlichen Unterschrift.
Herausgeber des eHBA ist für Ärzte die Landesärztekammer, für Psychotherapeuten die Landespsychotherapeutenkammer.
Ärzte können den eHBA über das Portal der Ärztekammer Westfalen-Lippe bestellen:
Psychotherapeuten beantragen ihren elektronischen Heilberufsausweis bzw. Psychotherapeutenausweis (ePtA) bei einem sogenannten Vertrauensdiensteanbieter (VDA) ihrer Wahl. Auf der Seite der Psychotherapeutenkammer NRW finden Sie wichtige Hinweise zur Beantragung und direkte Links zu den Anbietern:
Erstattung
- eHBA: pro Quartal 11,63 Euro
Für die eAU wird mindestens ein E-Health-Konnektor benötigt; besser noch ein ePA-Konnektor benötigt. Beide Konnektorversionen sind verfügbar. Weitere Informationen zu den Updates erhalten Sie bei Ihrem PVS-Hersteller oder Systembetreuer.
Erstattung
- Update zum E-Health-Konnektor (Teil der Pauschalen für NFDM/eMP): einmalig 530 Euro
- Update ePA-Konnektor: einmalig 400 Euro (sofern alle Komponenten zur Befüllung der ePA vorhanden sind)
Für die Nutzung der eAU benötigen die Ärzte ein Update ihres Praxisverwaltungssystems (PVS). Die überwiegende Mehrzahl der Softwarehäuser hat bereits ihren Kunden das Update zur Verfügung gestellt. Wenn Sie noch kein Update erhalten haben, wenden Sie sich bitte an Ihren PVS-Hersteller oder Systembetreuer. Die Liste der zertifizierten Systeme finden Sie bei Interesse unter:
Und wie läuft’s mit der eAU bei Hausbesuchen?
Bei einem Hausbesuch ist zum Start der eAU noch keine Verbindung zur TI möglich. Der Arzt kann deshalb zuvor leere Ausdrucke des AU-Formulars aus dem PVS erstellen, die er beim Hausbesuch ausfüllt und unterschreibt. Die Daten überträgt er später in der Praxis in das PVS, signiert sie und sendet sie via TI an die Krankenkasse. Alternativ kann der Arzt die eAU erst nach dem Hausbesuch vollständig in der Praxis erstellen und die beiden Papierausfertigungen dem Patienten per Post zuschicken. Bei eAUs, die im Rahmen von Hausbesuchen ausgestellt werden, ist die digitale Übermittlung bis zum Ende des nachfolgenden Werktages möglich. Wird also am Freitagabend bei einem Hausbesuch eine eAU ausgestellt, muss diese bis Montagabend digital an die Krankenkasse übermittelt werden.
Ersatzverfahren bei technischen Problemen oder fehlenden Vorrausetzungen
Wenn die digitale Datenübermittlung an die Krankenkasse vorübergehend nicht möglich ist, werden die Daten vom Praxisverwaltungssystem gespeichert und der Versand erfolgt, sobald dies wieder möglich ist. Wenn der Patient oder die Patientin noch in der Praxis ist, drucken Sie den Ausdruck für die Krankenkasse aus.
Der Versand an die Krankenkasse erfolgt dann über die Versicherten. Hat der Patient oder die Patientin die Praxis bereits verlassen und der digitale Versand ist auch bis zum Ende des nachfolgenden Werktages nicht möglich, muss die Praxis die Papier-AU an die Krankenkasse versenden. Die offizielle Diktion zum Ersatzverfahren eAU ist im Bundesmantelvertrag hinterlegt (vgl. §4 Absatz 4.1.4 Anlage 2b BMV-Ä.