Qualitätszirkel

Als Moderator sind Sie berechtigt, Qualitätszirkel zu leiten, die von der KVWL anerkannt werden. Um eine Moderatorenanerkennung zu erhalten, weisen Sie uns Ihre Teilnahme an einer Moderatorengrundausbildung nach.

Wenn Sie Moderator werden möchten, empfehlen wir Ihnen die Teilnahme an der Moderatorengrundausbildung bei der Akademie für ärztliche Fort- und Weiterbildung der ÄKWL und der KVWL. Diese Ausbildung wird von den Tutoren der KVWL geleitet. Wenn Sie eine andere Moderatorenausbildung absolvieren möchten, klären Sie vorab, ob diese von der KVWL anerkannt ist.

Wenn Sie einen Qualitätszirkel gründen, melden Sie diesen in QZ-Online an. Anschließend können Sie für Ihre vor- und nachbereitende Tätigkeit pro Sitzung eine Aufwandsentschädigung beantragen. Wenn Sie weitere Fragen zur Qualitätszirkelarbeit haben, melden Sie sich gerne bei uns. Die Tutoren stehen Ihnen auch gerne helfend zur Seite.

Der Moderatorentag ist der Treffpunkt für Moderatorinnen und Moderatoren. Dafür stellen die Tutorinnen und Tutoren der KVWL eine vielfältige Themenmischung zusammen, die Sie gemeinsam kennenlernen. Die Themen sind so aufbereitet, dass Sie diese später leicht mit Ihrem Qualitätszirkel bearbeiteten können.

Mittlerweile erfreut sich unser Moderatorentag on Tour immer größerer Beliebtheit, sodass wir unser Terminangebot kontinuierlich erweitert haben. Durch kürzere Anreisewege zu Ihren Bezirksstellen im Bereich der KVWL möchten wir Ihnen gerne neue Anregungen zur Moderation in Ihren Qualitätszirkeln vermehrt „vor Ort“ vermitteln.

Wir wünschen Ihnen schon jetzt ein anregendes Ausprobieren begleitet von guten kollegialen Gesprächen. Aktuelle Termine finden Sie untenstehend. 

Qualitätszirkel arbeiten frei und selbstorganisiert. Da Qualitätszirkel ein anerkanntes und wirksames Instrument der Qualitätssicherung sind, werden sie unter bestimmten Voraussetzungen von den Kassenärztlichen Vereinigungen unterstützt. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung hat Richtlinien erlassen und Kriterien für die förderungswürdige Qualitätszirkelarbeit aufgestellt. Diese Kriterien hat die KVWL in ihrer Leitlinie-Qualitätszirkel aufgenommen und auf die Gegebenheiten in Westfalen-Lippe angepasst.

Wenn ein Qualitätszirkel diese Voraussetzungen erfüllt, kann er von der KVWL organisatorisch und finanziell unterstützt werden. Dafür steht dem Geschäftsbereich Versorgungsqualität ein eigenes Budget zur Verfügung.

Ein Qualitätszirkel wird von der KVWL anerkannt und gefördert, wenn er:

• von einem anerkannten Moderator geleitet wird,
• in der Regel einmal pro Quartal stattfindet,
• nicht weniger als 5 und nicht mehr als 20 Teilnehmer hat,
• nach den Vorgaben der KVWL evaluiert wird.

Leitlinie für Qualitätszirkel, Stand: Januar 2024

Ausgehend von den Richtlinien der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) gibt die Leitlinie Qualitätszirkel fundierte, praxisorientierte Handlungsempfehlungen zur inhaltlichen und strukturellen Gestaltung eines Qualitätszirkels. Sie beschreibt z.B. Aufgaben des Moderators und weist auf Förderungsmöglichkeiten hin, welche die KVWL anbietet. Die Leitlinie ist seit dem 1. September 2013 in Kraft und gilt für alle Qualitätszirkel, die von der KVWL anerkannt sind.

Wie wird ein Qualitätszirkel anerkannt?

Sie können Ihren Qualitätszirkel anerkennen lassen, wenn Sie ein von der KVWL anerkannter Moderator sind. Prüfen Sie, ob Ihr Qualitätszirkel die Voraussetzungen für die Anerkennung erfüllt, und melden Sie Ihren Qualitätszirkel in QZ-Online an.

Wenn Sie möchten, dass Teilnehmer Ihres Qualitätszirkels für den Besuch Ihrer Sitzungen Fortbildungspunkte erhalten, wenden Sie sich an die für Sie zuständige Kammer. Beachten Sie, dass nur für die Qualitätszirkelsitzungen Fortbildungspunkte vergeben werden, die nach der Zertifizierung/Akkreditierung stattfinden.

Aufwandsentschädigung

Als Moderator eines anerkannten Qualitätszirkels können Sie eine Aufwandsentschädigung für drei Qualitätszirkelsitzungen je Quartal beantragen, wenn Sie an der vertragsärztlichen oder vertragspsychotherapeutischen Versorgung teilnehmen.

Nachdem Sie Ihren Qualitätszirkel angemeldet haben, können Sie Ihren Qualitätszirkel online verwalten und abrechnen.

QZ-Online

QZ-Online ist ein Dienst, der für alle Moderatoren über das Mitgliederportal der KVWL zu erreichen ist. Die Kurzanleitung für Ihre QZ-Abrechnung erklärt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie zur Aufwandsentschädigung Ihrer QZ-Sitzungen kommen. - Kurzanleitung QZ-Online-Abrechnung (18 KB)

Erhebungsbogen der Qualitätszirkelsitzung

Dieser Bogen dient ausschließlich der Arbeit im Qualitätszirkel und ist nicht der KVWL zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie Ihre Qualitätszirkelteilnehmer bitten, diesen Erhebungsbogen nach jeder Sitzung auszufüllen, können Sie Ihre Moderatorentätigkeit bewerten. - Erhebungsbogen der Qualitätszirkelsitzung (71 KB)

Antrag auf Zertifizierung bei der Ärztekammer Westfalen-Lippe (ÄKWL)

Als Mitglied der ÄKWL können Sie als Veranstalter die Zertifizierung Ihres Qualitätszirkels bei der ÄKWL beantragen, damit Ihre Mitglieder für die Teilnahme an Ihren Qualitätszirkelsitzungen Fortbildungspunkte erhalten können. Fragen hierzu beantwortet die ÄKWL unter 0251 92 92 21 3.

Antrag auf Akkreditierung bei der Psychotherapeutenkammer NRW (PTK NRW)

Als Mitglied der PTK NRW können Sie die Akkreditierung Ihres Qualitätszirkels bei der PTK NRW beantragen, damit Ihre Mitglieder für die Teilnahme an Ihren Qualitätszirkelsitzungen Fortbildungspunkte erhalten können. Fragen hierzu beantwortet die Psychotherapeutenkammer unter 0211 52 28 47 30.

Die Tutoren verstehen sich als kollegiale Vermittler auf gleicher Ebene mit den Moderatoren und wollen dazu beitragen, die Arbeit in Qualitätszirkeln zu beleben und anzufeuern.

Sie erarbeiten Dramaturgien (Handreichungen), die sie auf den Moderatorentagen in Kleingruppen vorstellen. Fester Bestandteil des Konzepts ist, dass Sie als Moderator die Dramaturgien an Ihre individuellen Gegebenheiten vor Ort anpassen und in lebendiger Diskussion verändern. Mit Ihren Anregungen helfen Sie den Tutoren, die Qualitätszirkelarbeit und den damit verbundenen kollegialen Austausch weiter zu entwickeln.

Sobald Sie als Moderatorin oder Moderator von der KVWL anerkannt sind, erhalten Sie automatisch Zugang zum Dienst QZ-Online im Mitgliederportal der KVWL. Hier können Sie Ihre Qualitätszirkel und die Aufwandsentschädigungen verwalten.

Wenn Sie einen bestehenden Qualitätszirkel übernehmen oder bei einem einsteigen, bitten Sie die bisherige Moderatorin oder den bisherigen Moderator, Sie als weitere Moderatorin oder weiteren Moderator einzutragen. Wenn das geschehen ist, erscheint Ihr Qualitätszirkel automatisch als Kachel in der Übersicht.

Wenn Sie einen neuen Qualitätszirkel gründen, können Sie ihn selbst in QZ-Online anlegen. Klicken Sie hierzu im Mitgliederportal auf die Schaltfläche:

Füllen Sie auf der folgenden Maske mindestens alle erforderlichen Felder (Pflichtangaben):

1. Geben Sie den Namen Ihres Qualitätszirkels an.
2. Wählen Sie aus, ob es sich um einen fachärztlichen, hausärztlichen, interdisziplinären oder einen psychotherapeutischen Qualitätszirkel handelt.
3. Wenn Kolleginnen oder Kollegen des stationären Sektors an Ihrem Qualitätszirkel teilnehmen, aktivieren Sie bitte diese Option.
4. Falls Ihr Qualitätszirkel sich auf ein bestimmtes Themengebiet spezialisiert hat, können Sie dies bei "Schwerpunkt" angeben.
5. Geben Sie das Gründungsdatum Ihres Qualitätszirkels an. Dies kann beispielsweise das Datum der ersten Qualitätszirkelsitzung sein.
6. Geben Sie an, wo sich Ihr Qualitätszirkel normalerweise trifft oder wo Ihr Qualitätszirkel verortet ist. Diese Angabe erscheint später automatisch in angelegten Qualitätszirkelsitzungen als vorgeschlagene Werte.

Moderatoren

Wenn Sie Ihren Qualitätszirkel gemeinschaftlich moderieren, können Sie im Bereich "Moderatoren" Ihre Kollegin oder Ihren Kollegen hinzufügen. Diese/-r erlangt dann automatisch Vollzugriff auf diesen Qualitätszirkel in QZ-Online und kann dort alles tun, was Sie auch tun können.

Stammteilnehmer

Sie können im Bereich „Stammteilnehmer“ angeben, ob Sie bereit sind, weitere Teilnehmer aufzunehmen. In dem Fall werden wir Sie kontaktieren, sobald eine Interessentin oder ein Interessent für Ihren Qualitätszirkel in Frage kommt.

Dort können Sie auch angeben, ob Sie eine Veröffentlichung im Internet und Printmedien wünschen. Zurzeit wird hieraus nur eine Statistik erhoben und noch keine Aktion abgeleitet. Wir arbeiten gerade an einer technischen Möglichkeit, Ihren Qualitätszirkel hiermit automatisch im Internet zu veröffentlichen. Schauen Sie in der Zwischenzeit mal auf unsere Pinnwand des blickwinkels.

Sie haben zwei Möglichkeiten, mit Stammteilnehmern Ihres Qualitätszirkels umzugehen:

1. Nummerische Erfassung der Teilnehmerzahl

Tragen Sie einfach die Anzahl Ihrer Stammteilnehmer ein. Im QZ-Abrechnungsverlauf werden Sie dann auch bei den einzelnen QZ-Sitzungen nur eine Anzahl an Personen angeben, die an der QZ-Sitzung teilgenommen haben.

2. Namentliche Erfassung Ihrer Teilnehmer

Wenn Sie möchten, können Sie Ihre Stammteilnehmer auch namentlich erfassen. Klicken Sie hierzu auf "Teilnehmer hinzufügen" und suchen Sie Ihre QZ-Teilnehmer entweder über die KVWL-Mitgliedssuche oder fügen Sie manuell einen QZ-Teilnehmer zu, der kein KVWL-Mitglied ist (z. B. Klinikärzte, Apotheker, Beamte am Gesundheitsamt). Wenn Sie Stammteilnehmer namentlich erfasst haben, werden Sie später bei den QZ-Sitzungen aufgefordert, zu kennzeichnen, wer an der QZ-Sitzung teilgenommen hat und wer nicht.

Status

Beim Gründen eines Qualitätszirkels brauchen Sie hier nichts anzugeben. Ihr Qualitätszirkel wird zu Beginn automatisch als „aktiv“ geführt.

Qualitätszirkel versehentlich angelegt?

Es kann mal passieren: Wenn Sie einen Qualitätszirkel versehentlich angelegt haben und ihn wieder löschen möchten, melden Sie sich beim Qualitätszirkelservice der KVWL unter 0231 9432-1038 oder senden uns eine E-Mail an versorgungsqualitaet@kvwl.de. Bitte geben Sie dabei die QZ-Nr. an. Sie finden die QZ-Nr. stets oben auf der Seite unter dem Qualitätszirkelnamen.

Der Abrechnungsdurchlauf

Sie können für Ihre Moderationstätigkeit bei der KVWL eine Aufwandsentschädigung über den Dienst QZ-Online im Mitgliederportal beantragen. Sie kommen ganz einfach an Ihre Aufwandsentschädigung, wenn Sie sich Schritt für Schritt an Kurzanleitung für Ihre QZ-Abrechnung in QZ-Online halten.

Bitte beachten Sie noch folgende Dinge bei Ihrer QZ-Abrechnung:

• Schließen Sie Ihre QZ-Abrechnung erst ab, wenn Sie alle QZ-Sitzungen des jeweiligen Quartals (maximal drei) durchgeführt haben.
• Mit Bestätigen des Abschließens Ihrer QZ-Abrechnung stellen Sie den Antrag auf Aufwandsentschädigung. Die QZ-Abrechnung können Sie dann nicht mehr ändern. Falls Sie nach dem Abschließen Ihrer QZ-Abrechnung Änderungsnotwendigkeiten feststellen, nehmen Sie bitte sofort mit uns Kontakt auf, damit wir diese noch berücksichtigen können.
• Bitte senden Sie uns keine QZ-Abrechnungen. Das Abschließen in QZ-Online reicht aus. Sie können das QZ-Abrechnungs-PDF für Ihre eigenen Unterlagen herunterladen.
• Bitte halten Sie Ihre Bankverbindung für QZ-Online aktuell, da wir diese automatisch für die Überweisung der Aufwandsentschädigungen verwenden werden. Sie können uns die Änderung Ihrer IBAN nicht mehr auf dem QZ-Abrechnungsformular mitteilen. Sie finden die Einstellung im Profil des Mitgliederportals unter der Rubrik „QZ-Online“. Wenn Ihre IBAN leer ist, wird die zuletzt für Aufwandsentschädigungen verwendete Bankverbindung erneut verwendet. Bitte beachten Sie, dass Sie die IBAN ohne Leerzeichen eingeben müssen.
• Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, müssen Sie uns Ihre Qualitätszirkelarbeit in Rechnungen stellen. Nachdem Sie Ihre QZ-Abrechnung in QZ-Online digital abgeschlossen haben, schreiben Sie uns bitte Ihre Rechnung und senden Sie sie direkt an die KVWL, GB Finanzen, Team-RK-EA, Robert-Schimrigk-Str. 4-6, 44141 Dortmund.
  Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, wissen Sie das in der Regel und haben uns in der Vergangenheit bereits Rechnungen gesendet. Wenn Sie sich unsicher sind, sprechen Sie Ihren Steuerberater an.

Sie können den Bearbeitungsstatus Ihrer QZ-Abrechnungen in QZ-Online verfolgen. Rufen Sie dafür in QZ-Online Ihren Qualitätszirkel auf und wechseln Sie in die Rubrik „Evaluationen & Abrechnungen“. Scrollen Sie dort nach unten zur Übersicht Ihrer QZ-Abrechnungen.

1. Die QZ-Abrechnung ist noch nicht abgeschlossen und wird nicht von der KVWL bearbeitet. Bitte prüfen Sie, ob sie vollständig ist, und schließen Sie sie gegebenenfalls ab.
2. Sie haben die QZ-Abrechnung abgeschlossen. Sie wird demnächst von der KVWL bearbeitet.
3. Die QZ-Abrechnung ist abgeschlossen und der Qualitätszirkelservice der KVWL hat sie an die Buchhaltung weitergegeben. Nach rechnerischer Prüfung erfolgt von dort bald die Auszahlung der Aufwandsentschädigung.