elektronische Patientenakte (ePA)
Patientendaten digital zusammentragen
Die elektronische Patientenakte (ePA) soll die bisher an verschiedenen Orten wie Praxen und Krankenhäusern abgelegten Patientendaten digital zusammentragen.
Damit haben Patienten alle relevanten Informationen wie Befunde, Diagnosen, Therapiemaßnahmen, Behandlungsberichte, Medikationsplan und Notfalldatensatz auf einen Blick vorliegen und können diese ihren Ärzten, Psychotherapeuten und Apothekern zur Verfügung stellen. Die ePA ersetzt jedoch nicht die Kommunikation zwischen den an der Behandlung beteiligten Ärzten und Psychotherapeuten.
ePA – die patientengeführte Akte
Seit Januar 2021 müssen die gesetzlichen Krankenkassen ihren Versicherten eine elektronische Patientenakte (ePA) anbieten. So steht es im Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG). Die Nutzung der ePA ist für den Versicherten freiwillig. Es darf für jeden Versicherten nur eine ePA geben.
Die ePA ist eine patientengeführte Akte. Was heißt das? Ausschließlich Patienten entscheiden, ob und wie sie die Akte nutzen und wem sie welche Daten zur Verfügung stellen möchten. Sie können dem Arzt eine zeitlich unbegrenzte oder eine temporäre Zugriffsberechtigung geben, so dass der Arzt auch ohne Anwesenheit des Versicherten, etwa im Nachgang an einen Behandlungstermin, Dokumente in die ePA einstellen kann. Die Patienten bestimmen zudem, welche Dokumente in der ePA gespeichert und welche wieder gelöscht werden. Die ePA soll eine lebenslange Informationsquelle darstellen.
Wie wird die ePA verwaltet?
Patienten verwalten ihre ePA über eine App auf dem Smartphone, Tablet oder PC, die ihnen ihre Krankenkasse seit dem 1. Januar 2021 auf Anforderung zur Verfügung stellt. Alle Apps müssen Ende zu Ende verschlüsselt sein und eine Zulassung der gematik besitzen. Weder Krankenkassen noch ePA-Anbieter haben Zugriff auf die abgelegten Daten.
Mit der App können Patienten eigene oder ältere ärztliche Dokumente (wie Arztbriefe oder Laborbefunde) selbst in die ePA einstellen. Alle Daten können sie sortieren und mit Berechtigungen versehen. So können die Patienten entscheiden, ob ihre behandelnden Ärzte und Psychotherapeuten alle eingestellten Dokumente sehen dürfen oder nur ausgewählte Dateien. Versicherte, die die ePA nicht über eine App verwalten können, haben die Möglichkeit, ihre Daten in der Praxis mittels elektronischer Gesundheitskarte und Patienten-PIN über das eHealth-Kartenterminal freizugeben.
Videobeitrag zum Thema: die elektronische Patientenakte
Was Ärzte und Psychotherapeuten wissen sollten
- Seit dem 1. Oktober 2021 müssen alle Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten die notwendige Ausstattung vorhalten, um über die Telematikinfrastruktur auf die ePA zugreifen zu können, Daten in die ePA zu übertragen oder auszulesen.
- Vertragsärzten oder -psychotherapeuten droht eine Kürzung der Vergütung um ein Prozent, wenn die erforderliche Ausstattung in der Praxis nicht verfügbar ist.
- Ärzte und Psychotherapeuten haben nach den gesetzlichen Vorgaben (§ 346, § 347 SGB V) die Verpflichtung, auf Wunsch des Patienten die ePA als Informationsquelle zu nutzen, ihre Patienten bei der Befüllung der ePA zu unterstützen und medizinische Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext in die ePA einzupflegen.
- Die in die ePA einzustellenden Daten lädt der Arzt bzw. der Psychotherapeut aus seinem Praxisverwaltungssystem (PVS) hoch. Die Daten in der ePA sind nur Kopien der Daten aus dem PVS. Das heißt: Die Primärdokumentation im PVS bleibt davon unberührt. Der Arzt bzw. Psychotherapeut stößt diesen Prozess bewusst selbst an. Daten werden niemals automatisch ohne Wissen des Arztes bzw. des Psychotherapeuten übertragen. Weder die Betreiber der Patientenakten noch die Krankenkassen können auf die ePA oder auf das PVS der Praxis zugreifen.
- FAQ zur ePA
Die drei Ausbaustufen der ePA
Ab 2022 kommen weitere, heute nur in Papierform vorhandene Dokumente hinzu: Impfpass, Mutterpass, Kinder-Untersuchungsheft, Zahnärztliches Bonusheft. Auch Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Rezepte können dann elektronisch in der ePA abgelegt werden.
Diese Ausstattung benötigen Sie für die ePA
Voraussetzung für die ePA – wie für alle TI-Anwendungen – ist, dass die Praxis an die Telematikinfrastruktur (TI) angeschlossen ist. Darüber hinaus benötigen Sie:
Für die ePA wird ein Update des Konnektors auf die Version PTV 4 oder PTV4+ (ePA-Konnektor) benötigt. Beide Konnektorversionen sind verfügbar. Weitere Informationen zu den Updates erhalten Sie bei Ihrem PVS-Hersteller oder Systembetreuer.
Erstattung: Update ePA-Konnektor: einmalig 400 Euro
Für die Nutzung der ePA benötigen die Ärzte und Psychotherapeuten ein Update ihres Praxisverwaltungssystems (PVS). Die überwiegende Mehrzahl der Softwarehäuser hat bereits ihren Kunden das Update zur Verfügung gestellt. Wenn Sie noch kein Update erhalten haben, wenden Sie sich bitte an Ihren PVS-Hersteller oder Systembetreuer.
Erstattung: Update PVS: einmalig 150 Euro
Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) der Generation 2 ist ein personenbezogener Sichtausweis im Scheckkartenformat mit dem Foto des Karteninhabers. Auf einem Mikrochip sind die Daten des Karteninhabers gespeichert und eine Signier- und Verschlüsselungsfunktion hinterlegt. Der eHBA der Generation 2 ist für alle kommenden Anwendungen der TI Pflicht. Er dient als Ausweis zur Authentifizierung des Besitzers und ermöglicht elektronische Dokumente mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) rechtsverbindlich zu unterschreiben. Die QES wird zum Beispiel für den elektronischen Arztbrief, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und für das Erstellen und Aktualisieren von Notfalldatensätzen benötigt. Die QES entspricht der handschriftlichen Unterschrift.
Herausgeber des eHBA ist für Ärzte die Landesärztekammer, für Psychotherapeuten die Landespsychotherapeutenkammer.
Ärzte können den eHBA über das Portal der Ärztekammer Westfalen-Lippe bestellen:
Psychotherapeuten beantragen ihren elektronischen Heilberufsausweis bzw. Psychotherapeutenausweis (ePtA) bei einem sogenannten Vertrauensdiensteanbieter (VDA) ihrer Wahl. Auf der Seite der Psychotherapeutenkammer NRW finden Sie wichtige Hinweise zur Beantragung und direkte Links zu den Anbietern:
Erstattung: pro Quartal 11,63 Euro
So können Sie die ePA abrechnen
Für das Erfassen, Verarbeiten und Speichern solcher Daten auf der ePA können Ärzte und Psychotherapeuten folgende GOP abrechnen.
- Die GOP beinhaltet insbesondere die Erfassung und/oder Verarbeitung und/oder Speicherung medizinischer Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext in der ePA.
- Sie wird als Zusatzpauschale zu den Versicherten-, Grund- und Konsiliarpauschalen sowie den Leistungen des Abschnitts 1.7 (ausgenommen in-vitro-diagnostische Leistungen) vergütet.
- Sie ist einmal im Behandlungsfall (pro Quartal) berechnungsfähig.
- Sie ist nicht berechnungsfähig, wenn im selben Behandlungsfall die Pauschale für die sektorenübergreifende Erstbefüllung (zehn Euro) abgerechnet wird.
- Die GOP wird als Zusatzpauschale zu den GOP 01430 (Verwaltungskomplex), 01435 (Haus-/Fachärztliche Bereitschaftspauschale) und 01820 (Rezepte, Überweisungen, Befundübermittlung) vergütet.
- Sie umfasst Versorgungsszenarien mit ärztlichen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der ePA, in denen keine Versicherten-, Grund- oder Konsiliarpauschale berechnet wird.
- Sie ist höchstens viermal im Arztfall berechnungsfähig.
- Sie ist – mit Ausnahme der GOP 01430, 01435 und 01820 – im Arztfall nicht neben anderen GOP und nicht mehrfach an demselben Tag berechnungsfähig.
- Die GOP kann bei der sektorenübergreifenden Erstbefüllung abgerechnet werden.
- Eine sektorenübergreifende Erstbefüllung liegt vor, wenn noch keine Inhalte von einem Vertragsarzt, einem im Krankenhaus tätigen Arzt oder Psychotherapeuten oder einem Zahnarzt in die ePA des Versicherten eingestellt worden sind. Eine Erstbefüllung kann auch dann noch vorliegen, wenn der Versicherte selbst bereits eigene Inhalte in die ePA eingestellt hat.
- Mit der Erstbefüllung sind keine vertragsärztlichen Beratungspflichten der Versicherten zur Funktionalität oder Nutzung der ePA verbunden.
- Die GOP ist im Behandlungsfall nicht neben der GOP 01647 „Zusatzpauschale ePA-Unterstützungsleistung“ sowie der GOP 01431 „Zusatzpauschale elektronische Patientenakte zu den GOP 01430, 01435 und 01820“ berechnungsfähig.