elektronische Patientenakte (ePA)
Relevante medizinische Informationen speichern und verwalten

Durch das Digital-Gesetz wird die bisherige elektronische Patientenakte (ePA), die seit 2021 existiert, 2025 durch die „ePA für alle“ abgelöst. Sie bringt Neuerungen mit sich, die das Arbeiten mit dem System spürbar verändern.
Der Fahrplan zur Einführung steht: Die „ePA für alle“ kann seit dem 29. April 2025 bundesweit genutzt werden – zunächst auf freiwilliger Basis. Die Begrenzung auf die bisherigen Modellregionen wird damit aufgehoben. Der verpflichtende Umgang soll dann zu Mittwoch, 1. Oktober 2025, in Kraft treten. Sanktionen sind allerdings für dieses Jahr nicht vorgesehen; hier ist von Ausnahmeregelungen bis Ende 2025 die Rede.
Vor diesem Hintergrund hat die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) in Abstimmung mit dem BMG zwei Richtlinien erlassen, die Klärung in der Nutzung schaffen. Die erste Richtlinie bezieht sich auf die Behandlung von Kindern und Jugendlichen und besagt, dass Ärzte und Psychotherapeuten nicht verpflichtet sind, bei unter 15-Jährigen Daten in die ePA zu übermitteln, sofern erhebliche therapeutische Gründe entgegenstehen oder der wirksame Schutz der Minderjährigen in Frage gestellt würde. Die zweite Richtlinie betrifft diejenigen Praxisverwaltungssysteme, die das neue Zertifizierungsverfahren der gematik nicht erfolgreich absolvieren konnten. Auch hier sollen unter bestimmten Bedingungen Ausnahmeregelungen gefunden werden können.
Tipps für einen gelungenen ePA-Start
Der Münsteraner Hausarzt Dr. Peter Münster hat mit seinem Team als Pilotpraxis die Einführung der elektronischen Patientenakte begleitet. In dieser Zeit konnte er viele Erfahrungen sammeln und ist deshalb davon überzeugt: Der Einstieg ist leichter als gedacht – vorausgesetzt, die Praxen kümmern sich rechtzeitig um die Einführung. Sein Appell: „Nutzen Sie die Sommerzeit. Machen Sie sich mit der Technik vertraut. Stimmen Sie sich mit Ihrem IT-Dienstleister ab. Und Schauen Sie gemeinsam, ob alle Voraussetzungen stimmen.“
Info-Starterpaket der KBV
Die KBV stellt rund um den bundesweiten ePA-Rollout ein Starterpaket für die Praxen bereit. Es soll Praxisteams bei der Nutzung der ePA unterstützen. Teil des Pakets sind unter anderem Poster, ein neues Serviceheft in der Reihe PraxisWissen sowie Materialien für das Wartezimmer.
Darum die ePA
Eine ePA dient dazu, alle relevanten medizinischen Informationen über einen Patienten zu speichern und zu verwalten – unabhängig davon, wo diese angefallen sind. So kann jeder, der zugriffsberechtigt ist, auf einen Blick Befunde, Diagnosen, Therapiemaßnahmen, Behandlungsberichte, Medikationspläne und eArztbriefe einsehen.
Die zentrale Ablage wichtiger medizinischer Dokumente führt u. a. dazu, dass die Versorgung der Patienten besser koordiniert und Behandlungsfehler vermieden werden können. Außerdem sollen Mehrfachuntersuchungen dank der ePA genauso der Vergangenheit angehören wie lange Vorgespräche und Papierberge. Die ePA ersetzt jedoch nicht die Kommunikation zwischen den an der Behandlung beteiligten Ärzten und Psychotherapeuten sowie die Primärdokumentation in ihren Systemen.
Wichtig: Sollten Sie hierzu technische Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren PVS-Anbieter.
Wissen für Ihren Praxisalltag
- Die ePA ist eine patientengeführte Akte, d.h. ausschließlich die Patienten entscheiden, ob und wie sie die Akte nutzen und wem sie einen Zugriff auf welche Daten einräumen möchten.
- Bei der „ePA für alle" wird das Opt-out-Verfahren umgesetzt.
- Ärzte und Psychotherapeuten sind in der Pflicht, festgelegte Inhalte in die „ePA für alle" einzustellen, sofern der Patient dem nicht widerspricht.
- Mit dem digital gestützten Medikationsprozess können Daten automatisch in die „ePA für alle" geladen werden.
> Ein Beispiel: Durch die Verordnung eines E-Rezeptes können die Medikations- und Dispensierinformationen über den E-Rezept-Fachdienst automatisch in eine Medikationsliste der „ePA für alle" übertragen werden. Die Medikationsliste kann dazu beitragen, dass ein automatisierter Medikationsplan erstellt wird.

Mit der „ePA für alle“ werden die meisten gesetzlichen krankenversicherten Patienten eine ePA bekommen, es sei denn, sie haben hierzu explizit bei ihrer Krankenkasse widersprochen (Opt-out-Regelung).
Nutzt der Patient eine ePA, so wird diese über die Zeit mit allen wesentlichen Informationen zur Behandlung gefüllt. Dem Einstellen der Information in die ePA kann der Patient ebenfalls widersprechen. Tut er dies nicht, sollte dieser Prozess im besten Fall automatisiert erfolgen.
- Eine Arzt-/Psychotherapeuten-Praxis hat Zugriff auf alle Inhalte der ePA eines Patienten, sobald dessen eGK gesteckt wird. Dieses Zugriffsrecht gilt für einen Zeitraum von 90 Tagen, sofern der Patient nichts anderes bestimmt. Der Patient kann den Zugriff auf die ePA individuell beschränken, indem er dem Zugriff widerspricht, Inhalte verbirgt oder löscht. Somit hat der Patient die freie Wahl, welche Praxis seine ePA einsehen darf.
- Die in die ePA einzustellenden Daten lädt der Arzt bzw. der Psychotherapeut aus seinem Praxisverwaltungssystem (PVS) hoch. Die Daten in der ePA sind nur Kopien der Daten aus dem PVS. Das heißt: Die Primärdokumentation im PVS bleibt davon unberührt. Der Arzt/Psychotherapeut stößt diesen Prozess bewusst selbst an. Weder die Betreiber der Patientenakten noch die Krankenkassen können auf die ePA oder auf das PVS der Praxis zugreifen.
- Ärzte und Psychotherapeuten haben nach den gesetzlichen Vorgaben (§ 346, § 347 SGB V) die Verpflichtung, bestimmte Daten in die ePA einzustellen, wenn sie elektronisch vorliegen und aus dem aktuellen Behandlungskontext entstehen (z. B. Befundberichte aus bildgebender Diagnostik)
- Bei hochsensiblen und potenziell stigmatisierenden Daten besteht für den Arzt oder Psychotherapeuten eine besondere Informationspflicht.
- Bei z. B. stigmatisierenden Erkrankungen oder Schwangerschaftsabbrüchen müssen auf die Widerspruchsmöglichkeiten aufmerksam gemacht werden und diese in der Behandlungsdokumentation dokumentiert werden.
- Bei z. B. Ergebnissen von genetischen Untersuchungen oder Analysen im Sinne des Gendiagnostikgesetzes dürfen Ergebnisse nur gespeichert werden, wenn die Einwilligung des Patienten explizit in schriftlicher oder in elektronischer Form vorliegt.
Diese Daten müssen Praxen einpflegen:
- Arztbriefe
- Laborbefunde
- Befunddaten aus bildgebender Diagnostik
- Befundberichte aus invasiven und chirurgischen sowie nichtinvasiven oder konservativen Maßnahmen
Diese Dokumente müssen Praxen auf Wunsch ihrer Patienten einpflegen:
- Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
- Daten aus den Disease-Management-Programmen (DMP)
- Daten aus einer digitalen Gesundheitsanwendung (DiGA)
Dies sind beispelhafte Dokumente – sie sind nicht festgelegt!
Als Erstbefüllung gilt das erste Dokument, das eine Praxis oder ein Krankenhaus in die „ePA für alle“ einstellt. Einträge auf der elektronischen Medikationsliste, die automatisch durch die Daten des E-Rezept-Fachdienstes gepflegt wird, zählen nicht dazu.
Wer kann Dokumente in die „ePA für alle“ einstellen?
Neben anderen Leistungserbringern können auch die Patienten selbst oder die jeweilige Krankenkasse Dokumente in die „ePA für alle“ einstellen. Krankenkassen können hier übrigens lediglich Dokumente einstellen, aber keine „ePA für alle“ einsehen
Woran erkenne ich, wer ein Dokument in die „ePA für alle“ hochgeladen hat?
Zu jedem Dokument werden sogenannte Metadaten erfasst. Dies sind zusätzliche Daten, die das Dokument näher beschreiben. Das Feld „Autor“ kann dabei beim Hochladen verändert werden. Dies ergibt z. B. Sinn, wenn ein Patient einen alten Papierbefund nun in seine „ePA für alle“ hochlädt und eigenständig den ausstellenden Arzt eingibt.
Darüber hinaus gibt es auch Datenfelder, die Informationen zur einstellenden Stelle enthalten. Zum einen gibt es hier die Rolle des Einstellers und zum anderen den Namen. Diese Datenfelder werden automatisch beim Hochladen befüllt und sind nicht veränderbar.
Hier sehen Sie eindeutig, wenn ein Dokument durch die Krankenkasse (Kostenträger/KTR) oder den Patienten selbst hochgeladen wurde.
Bitte beachten Sie: Nicht alle Praxisverwaltungssysteme zeigen diese Informationen in der Standardansicht an. Oftmals kann die entsprechende Spalte in der Dokumentenübersicht jedoch zusätzlich über die Einstellungen eingeblendet werden.
Voraussetzung für die ePA – wie für alle kommenden Anwendungen – ist, dass die Praxis an die Telematikinfrastruktur (TI) angeschlossen ist.
Sie sind bereits an die TI angeschlossen? Dann benötigen Sie nur noch das Update auf das ePA-Modul für die Version 3.0 von Ihrem PVS-Hersteller. Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Hersteller, ob anschließend noch Einstellungen angepasst werden müssen.
Erstbefüllung
GOP 01648 / 89 Punkte / 11,03 Euro
Nur berechnungsfähig, wenn noch kein anderer Arzt, Zahnarzt oder Psychotherapeut in Praxis oder Krankenhaus ein Dokument eingestellt hat.
Weitere Befüllung
GOP 01647 / 15 Punkte / 1,86 Euro
Einmal im Behandlungsfall berechnungsfähig
Weitere Befüllung ohne persönlichen Patienten-Kontakt, auch nicht per Video
GOP 01431 / 3 Punkte / 37 Cent
Nur neben den GOP 01430, 01435 oder 01820 berechnungsfähig (max. 4-mal im Arztfall, aber nicht mehrmals am Behandlungstag)
Unterstützung für die Kommunikation mit Ihren Patienten
- Plakat zum Aushang in der Praxis, mit dem Sie Patienten auf ihr Recht zum Widerspruch hinweisen können:
Wichtiger Hinweis zu Ihrer elektronischen Patientenakte ePA - Lesen, Verbergen, Widersprechen – So können Patienten ihre ePA nutzen:
ePA: Widerspruchsmöglichkeiten für Versicherte
Bestellen Sie zum Start der neuen ePA das gematik-Infopaket mit Plakaten und Flyern und unterstützen Sie Ihre Patienten dabei, ihre Gesundheitsdaten sicher und effizient zu verwalten. So tragen Sie zu einer umfassenden und verständlichen Aufklärung über die Vorteile und die Nutzung der ePA für alle bei.
Die Krankenkassen informieren seit der zweiten Jahreshälfte 2024 ihre Versicherten über die elektronische Patientenakte (ePA) und ihre Apps.
Info-Seiten der gesetzlichen Krankenkassen zur "ePA für alle"
Weiterführende Links zur „ePA für alle"
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ePA für alleInformationen der gematik
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Elektronische PatientenaktePraxisinformationen der KBV inkl. Praxisaushängen
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ePA-FAQFragen und Antworten der KBV zur ePA
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Fortbildungsportal der KBV: ePA 2025: Online-Fortbildung für PraxenDie Teilnahme an der von der Ärztekammer Berlin mit sechs CME-Punkten zertifizierten Fortbildung ist kostenfrei.
NEWS
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KVWL zum Start der ePA-Hochlaufphase: „Stufenweise Einführung ist der richtige Weg“
Nach der Pilotierungsphase in NRW, Hamburg und Franken beginnt der bundesweite Rollout der elektronischen Patientenakte, der „ePA für alle“. Die IT-Hersteller sollen spätestens ab heute entsprechende Software-Updates für Arztpraxen, Apotheken und Krankenhäuser in ganz Deutschland bereitstellen. Die Hochlaufphase wird sich über mehrere Monate erstrecken, eine Nutzverpflichtung besteht erst ab dem 1. Oktober 2025. Die KVWL begrüßt dieses Vorgehen – und richtet eine Bitte an Patientinnen und Patienten.
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ePA-Rollout: KVWL begrüßt gestufte Einführungsphase und Freiwilligkeit für Praxen
Bundesgesundheitsminister Karl Lauterbach (SPD) hat heute (Dienstag) auf der DMEA, Europas größter Messe für digitale Gesundheit, angekündigt, eine Nutzungsverpflichtung der elektronischen Patientenakte (ePA) und Sanktionen für die Praxen der niedergelassenen Vertragsärzte vorerst hintenanzustellen. Der Minister betonte, dass er in den kommenden Wochen auf Freiwilligkeit bei den Leistungserbringern setzen möchte und verwies auf einen Stufenplan.
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KVen appellieren an das Bundesgesundheitsministerium: ePA-Testphase benötigt mehr Zeit vor bundesweitem Start
Die Nutzbarkeit der ePA ist aktuell für die Praxen im ärztlichen Alltag noch völlig unzureichend sichergestellt. Deshalb fordern die Kassenärztlichen Vereinigungen Bayerns, Hamburg, Nordrhein und Westfalen-Lippe vom Bundesgesundheitsministerium, den Zeitplan für den Rollout der ePA zu strecken und deutlich mehr Zeit für Funktions- und Lasttests einzuräumen.