Sprechstunden, Praxiszeiten und Erreichbarkeiten

Die Erfassung und Aktualisierung der Sprechstunden aller Ärzt*innen und Psychotherapeut*innen Ihrer Praxis sind im Mitgliederportal der KVWL vorzunehmen. Neben den Sprechstunden sind hier ebenfalls die standortbezogenen Öffnungszeiten zu erfassen. Alle hier hinterlegten Zeiten können jederzeit aktualisiert werden.

In dem Leitfaden zur Meldung von Sprechstunden und Praxiszeiten finden Sie die Erläuterungen, wie die Zeiten in dem KVWL-Mitgliederportal gemeldet und geändert werden.

Die gemeldeten Zeiten werden nach Meldung über das Mitgliederportal mit einem Tag Verzögerung in der Arzt- und Psychotherapeutensuche angezeigt.

Zu jedem Standort der Praxis sind Öffnungszeiten zu hinterlegen. Diese gelten für die Betriebsstätte und sind nicht an eine einzelne Ärzt*in oder Psychotherapeut*in gebunden. Diese Zeiten werden nicht in der Arzt- und Psychotherapeutensuche veröffentlicht.

In dem Leitfaden zur Meldung von Sprechstunden und Praxiszeiten finden Sie die Erläuterungen, wie die Zeiten in dem KVWL-Mitgliederportal gemeldet und geändert werden.

Im Rahmen der Zulassung mit einem vollen Versorgungsauftrag müssen Vertragsarzt*innen und Vertragspsychotherapeut*innen mindestens 25 Wochenstunden in Form von Sprechstunden zur Verfügung zu stehen. Als „Sprechstunden“ gelten die Zeiten, in denen Sie für die Versorgung der Versicherten an Ihrem Vertragsarztsitz unmittelbar zur Verfügung stehen.

Es handelt sich somit um Ihre regelhafte Präsenzzeit in der Praxis. Dies umfasst sämtliche Tätigkeiten, die Sie in Ihrer Praxis im Rahmen der Behandlung einschließlich Hausbesuchen und ambulantem Operieren erbringen. Für die Erfüllung des Versorgungsauftrages bei Beschäftigung von Angestellten in Praxen oder Medizinischen Versorgungszentren gelten die Regelungen zum Sprechstundenangebot grundsätzlich entsprechend. Die Datenpflege erfolgt durch den bzw. die Praxisinhaber*in.

Nach § 75 SGB V i. V. m. § 19a Ärzte-ZV werden die praxisbezogenen Daten einschließlich der Sprechstundenzeiten der Vertragsärzt*innen und -psychotherapeut*innen für gesetzlich Versicherte in der Arzt- und Therapeutensuche auf dieser Internetseite sowie in der KBV-App (Bundesarztsuche) veröffentlicht. Die Veröffentlichung ist zweckgebunden und an die Dauer der Teilnahme an der vertragsärztlichen Versorgung gebunden.

Für Ärzt*innen und Psychotherapeut*innen mit einem reduzierten Versorgungsauftrag (z. B. hälftige Zulassung) sowie für angestellte Ärzt*innen in Teilzeit gilt diese Verpflichtung anteilig entsprechend des Versorgungsauftrags bzw. des Tätigkeitsumfangs. Konkret bedeutet dies:

Das Mindestsprechstundenangebot kann an allen zugelassenen Tätigkeitsorten der Ärzt*in/Psychotherapeut*in erfüllt werden. Auch ein Sprechstundenangebot in einer Zweigpraxis oder am Sitz des Partners einer überörtlichen Berufsausübungsgemeinschaft (BAG) ist daher bei der Erfüllung der Mindestverpflichtung mit zu berücksichtigen. Wichtig ist hierbei, dass in allen Fällen der Ausübung der vertragsärztlichen Tätigkeit an einem weiteren oder mehreren Orten außerhalb des Vertragsarztsitzes die Tätigkeit am Vertragsarztsitz zeitlich insgesamt überwiegen muss.

Bei der Verteilung der Sprechzeiten auf die Wochentage ist das Bedürfnis nach einer ausreichenden und zweckmäßigen vertragsärztlichen Versorgung zu berücksichtigen. Im Regelfall ist diesem Bedürfnis dadurch Rechnung zu tragen, dass montags bis freitags täglich Sprechstunden anzubieten sind. Die Verteilung der Sprechstunden, möglichst von montags bis freitags, ist im Übrigen auch bei Vertragsärzt*innen mit einem Teilversorgungsauftrag, vorzunehmen.

Als personenbezogene Sprechstunden können für jede Ärzt*in und jede Psychotherapeut*in drei Sprechstundenarten je zugelassenem Standort hinterlegt werden:

• Terminsprechstunde (reguläre Sprechstunde mit Terminvereinbarung)
• Offene Sprechstunde* (Sprechstunde ohne Terminvereinbarung)
• Telefonische Erreichbarkeit gemäß Psychotherapeuten-Richtlinie

*Beachten Sie auch die Informationen zur Rubrik "Offene Sprechstunden"

Besonderheit: Psychotherapie-Richtlinie:

Die telefonische Erreichbarkeit ist für alle Ärzt*innen und Psychotherapeut*innen, die Leistungen nach einem Richtlinienverfahren nach der Psychotherapie-Vereinbarung erbringen, relevant.

Diese Zeiten sind zusätzlich zu den Sprechstundenzeiten zu melden. Sie können ebenfalls über das Mitgliederportal selbstständig verwaltet werden und in demselben Zeitraum der Sprechstundenzeiten liegen. Für jede einzelne Ärzt*in und Psychotherapeut*in müssen die personenbezogenen Zeiten zur telefonischen Erreichbarkeit erfasst werden.

Telefonische Erreichbarkeit pro Woche (§ 1 Abs. 8 der Psychotherapie-Richtlinie):

• voller Versorgungsauftrag: insgesamt 200 Minuten
• dreiviertel Versorgungsauftrag: insgesamt 150 Minuten
• hälftiger Versorgungsauftrag: insgesamt 100 Minuten
• in Einheiten von je mind. 25 Minuten

Die Praxiszeiten und Sprechstunden werden nach Meldung über das Mitgliederportal mit einem Tag Verzögerung in der Arzt- und Psychotherapeutensuche veröffentlicht.

In dem Leitfaden zur Meldung von Sprechstunden und Praxiszeiten finden Sie die Erläuterungen, wie die Zeiten in dem KVWL-Mitgliederportal gemeldet und geändert werden.

Die offene Sprechstunde ist eine Sprechstunde ohne vorherige Terminvereinbarung. Fachärzt*innen der unten genannten Arztgruppen sind verpflichtet, von den Mindestsprechstunden mindestens fünf offene Sprechstunden pro Woche anzubieten:

• Augenärzte,
• Chirurgen,
• Gynäkologen,
• HNO-Ärzte,
• Hautärzte,
• Kinder- und Jugendpsychiater,
• Neurologen, Neurochirurgen,
• Nervenärzte,
• Orthopäden,
• Psychiater, 
• Urologen.

Für Ärzt*innen mit reduziertem Versorgungsauftrag und für teilzeitbeschäftigte Ärzt*innen gilt die Verpflichtung für eine offene Sprechstunde anteilig. Konkret bedeutet dies:

Die offenen Sprechstunden sind grundsätzlich von jeder Ärzt*in der betroffenen Arztgruppen anzubieten, jedoch können Praxen an Standorten, an denen mehrere Ärzt*innen derselben Arztgruppe tätig sind, flexibel handhaben, welche Ärzt*in der jeweiligen Arztgruppe die Versorgung in den offenen Sprechstunden übernimmt. Entscheidend ist, dass die Gesamtanzahl der gemeldeten offenen Sprechstunden einer Arztgruppe den Vertragsarztsitzen der Praxis in der entsprechenden Arztgruppe entspricht.

Die offenen Sprechstunden dürfen auch innerhalb der regulären Mindestsprechstundenzeiten erfolgen.

Beispiel: Drei Ärzt*innen einer Arztgruppe in der Praxis müssen insgesamt 15 Wochenstunden offene Sprechstunden anbieten. Sie können jeweils 5 Stunden - auch zeitgleich - anbieten oder eine der drei Ärzt*innen übernimmt die 15 offenen Sprechstunden für die gesamte Praxis.

Wie die offene Sprechstunde auf die Arbeitswoche zu verteilen ist – jeden Tag eine offene Sprechstunde, alle fünf Stunden an einem Tag – ist den Praxen freigestellt. Der Gesetzgeber hat hierzu keine Vorgaben gemacht. Sie müssen aber auch diese Zeiten veröffentlichen (z. B. Praxisaushang, Anrufbeantworter, Internetseite). Bis zur Grenze von 17,5 % der Fallzahl der Praxis erfolgt die Vergütung für Behandlungsfälle innerhalb diese Sprechstunden extrabudgetär.

Abrechnung - Offene Sprechstunde

Die Kennzeichnung der Patienten in der offenen Sprechstunde erfolgt im PVS über die Vermittlungsart „Offene Sprechstunde“.

Bei fach- oder schwerpunktübergreifenden Berufsausübungsgemeinschaften beziehen sich die Vergütungsregelungen auf den Arztgruppenfall.

Wichtig ist daher die Anlegung eines gesonderten Abrechnungsscheins bei der Behandlung eines Patienten durch unterschiedliche Arztgruppen derselben Praxis.

In dem Leitfaden zur Meldung von Sprechstunden und Praxiszeiten finden Sie die Erläuterungen, wie die Zeiten in dem KVWL-Mitgliederportal gemeldet und geändert werden.

Vertragsärzt*innen und Vertragspsychotherapeut*innen müssen mithin auch in sprechstundenfreien Zeiten ihre Erreichbarkeit organisieren, sodass sie für die Versorgung ihrer Patient*innen in dringenden Fällen zur Verfügung stehen. Diese Verpflichtung besteht unabhängig davon, ob die vertragsärztliche Tätigkeit mit einem vollen oder reduzierten Versorgungsauftrag ausgeübt wird.

Nur soweit in sprechstundenfreien Zeiten ein (organisierter) Notfalldienst eingerichtet ist, der die Versorgung der Patient*innen durch die/den jeweils diensthabende Ärztin / diensthabenden Arzt sicherstellt, werden Vertragsärzt*innen dadurch von der individuellen Verpflichtung, erreichbar zu sein, entbunden.

Für die Erreichbarkeit in sprechstundenfreien Zeiten ist daher Folgendes zu beachten:

• In den Zeiträumen vor und nach der Sprechstunde und insbesondere in der Mittagspause müssen Vertragsärzt*innen und Vertragspsychotherapeut*innen ihre Erreichbarkeit so organisieren, dass sie in dringenden Fällen ihre Erreichbarkeit durch telefonische Kontaktaufnahme sicherstellen und im Bedarfsfall die Patientenversorgung persönlich gewährleisten.
• Die persönliche Erreichbarkeit kann nicht durch kollegiale Vertretungsabsprachen ersetzt werden. Aufgrund des Gebotes der persönlichen Leistungserbringung sind Vertretungen nur zulässig, wenn tatsächlich ein Vertretungsfall wegen urlaubs- oder krankheitsbedingter Abwesenheit vorliegt. Im Übrigen würden solche kollegialen Absprachen zu unwirtschaftlichen Doppelbehandlungen führen.
• In einer Berufsausübungsgemeinschaft (BAG) ist es ausreichend, wenn ein Partner oder ein*e angestellte*r Vertragsärzt*in bzw. Vertragspsychotherapeut*in die Erreichbarkeit für die Praxis sicherstellt. Ist die BAG fach- oder versorgungsbereichsübergreifend organisiert, muss jedoch für jedes Fachgebiet bzw. jeden Versorgungsbereich ein*e Vertragsärzt*in bzw. Vertragspsychotherapeut*in erreichbar sein. Entsprechendes gilt für das Medizinische Versorgungszentrum.
• Vertragsärzt*innen und Vertragspsychotherapeut*innen, die eine Zweigpraxis betreiben, genügen ihrer Verpflichtung, wenn sie für Patient*innen der Zweigpraxis am Hauptsitz erreichbar sind. Wird eine sogenannte „Versorgerfiliale“ (Versorgerzweigpraxis) betrieben, muss davon abweichend die Erreichbarkeit auch am Ort dieser Versorgerzweigpraxis sichergestellt werden.
• In den Zeiträumen des organisierten Notfalldienstes steht dieser stellvertretend für die Patientenversorgung zur Verfügung. Es reicht daher aus, durch den Anrufbeantworter der Praxis auf die zentrale Notdienstnummer 116117 zu verweisen.